Wie verwendet man E-Mails als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten in China?

E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel bei grenzüberschreitenden Transaktionen. So ist es beispielsweise üblich, dass viele internationale Handelsverträge direkt per E-Mail abgeschlossen, geändert, erfüllt oder gekündigt werden.

Da E-Mails Kerninformationen zu Transaktionen aufzeichnen, sollte man, wann immer man in einen internationalen Handelsstreit verwickelt ist, besser wissen, wie man E-Mails als Beweismittel verwendet eine Klage bei einem chinesischen Gericht einreichen.

Die chinesischen Gerichte sind äußerst besorgt über die Echtheit elektronischer Beweismittel wie E-Mails, da elektronische Daten anfällig für Manipulationen sind, was dazu führen kann, dass gefälschte E-Mails vor Gericht eingereicht werden.

Chinesische Richter bestimmen die Echtheit von E-Mails normalerweise anhand der Art der E-Mail-Adresse.

Zou Xiaochen, ein Partner in Chinas führender Prozesskanzlei Tiantong Law Firm, fasst drei Arten von E-Mail-Adressen und deren Einfluss auf die gerichtliche Feststellung der Echtheit von E-Mail-Beweisen zusammen.

I. Kostenlose persönliche E-Mail

E-Mail-Adressen, die Chinesen am häufigsten verwenden, sind QQ-E-Mail und NetEase-E-Mail, während ausländische Benutzer E-Mail-Dienstanbieter wie Gmail, Hotmail und Yahoo bevorzugen.

Beispielsweise werden Sie häufig feststellen, dass chinesische Geschäftsleute QQ-E-Mails verwenden, deren Adressen eine Reihe von Zahlen mit enthalten „@qq.com“ als Postfix

Für kostenlose persönliche E-Mails gibt es einige Vorteile, darunter:

Die E-Mail ist völlig kostenlos, was Startups oder Privatpersonen gewisse Kosten sparen kann.
E-Mail-Benutzer benötigen keine strenge Identitätsauthentifizierung und können ihre Konten bei Bedarf schnell registrieren.
Persönliche E-Mail-Benutzer, meist Einzelpersonen, und E-Mail-Dienstanbieter, im Allgemeinen große Internetunternehmen, können sich nicht offline kontaktieren und haben einen unterschiedlichen Status. Daher können Richter davon ausgehen, dass die Benutzer nicht in der Lage sind, die E-Mail-Diensteanbieter zu bitten, die E-Mails zu ändern, und daher davon ausgehen, dass die E-Mails mit hoher Wahrscheinlichkeit authentisch sind.
Die E-Mails in der persönlichen kostenlosen E-Mail werden grundsätzlich dauerhaft gespeichert.

Gleichzeitig haben kostenlose persönliche E-Mails auch Nachteile. Da die meisten kostenlosen E-Mail-Adressen keine Echtnamen-Authentifizierung benötigen, können Richter die Identität von E-Mail-Benutzern nicht feststellen.

II. Benutzerdefinierte Domain-E-Mail

Benutzerdefinierte Domänen-E-Mail wird am häufigsten bei kommerziellen Aktivitäten verwendet. Benutzer müssen nur ihren Domänennamen angeben, um ihre Domänen-E-Mail-Adresse vom E-Mail-Dienstanbieter für benutzerdefinierte Domänen zu erhalten, während das E-Mail-System und die E-Mail-Daten weiterhin auf den Servern des Dienstanbieters gespeichert sind.

E-Mail-Dienstanbieter berechnen Benutzern im Allgemeinen basierend auf der Anzahl der E-Mail-Adressen und aufgrund der niedrigen Schwelle ist es ideal für kleine und mittlere Unternehmen.

In China nutzen Unternehmen normalerweise Unternehmens-E-Mail-Dienste von Alibaba, Tencent oder NetEase. Außerhalb Chinas sind Google Workspace und Office 365 gängige E-Mail-Dienstanbieter.

Vorteile der benutzerdefinierten Domain-E-Mail:

Der Domain-E-Mail-Dienst legt im Allgemeinen eine Domain-E-Mail-Adresse fest und der Benutzer muss einen Vertrag mit dem Dienstanbieter abschließen, der als Identitätsauthentifizierung fungieren kann. Im Streitfall kann der Absender die Identität des E-Mail-Nutzers nicht leugnen.
Der E-Mail-Benutzer und der Mainstream-Dienstanbieter haben auch einen unterschiedlichen Status, sodass der Dienstanbieter normalerweise nicht mit dem Benutzer kooperieren würde, um die E-Mail-Daten zu manipulieren. Die Richter neigen daher dazu, die Echtheit der E-Mails auf ihren Servern zu vermuten.

Nachteile der benutzerdefinierten Domänen-E-Mail:

Sobald ein Benutzer die Erneuerung des E-Mail-Dienstes beendet, kann der Dienstanbieter den Domänen-E-Mail-Dienst herunterfahren und die auf seinen Servern gespeicherten E-Mails werden gelöscht.
Wenn ein Mitarbeiter geht, kann seine E-Mail-Adresse gelöscht werden, was dazu führt, dass seine E-Mails verschwinden.

III. Selbstgebautes E-Mail-System

Für große Unternehmen mit Hunderttausenden von Mitarbeitern wird es eine schwere wirtschaftliche Belastung für sie, wenn sie weiterhin Unternehmens-E-Mails von Drittanbietern verwenden. Daher verwenden solche Unternehmen im Allgemeinen ihre eigenen Server, um E-Mail-Systeme aufzubauen. Mit anderen Worten, Unternehmen stellen E-Mail-Dienste für sich selbst bereit.

Vorteile des selbstgebauten E-Mail-Systems:

Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl können Unternehmen mit selbstgebauten E-Mail-Systemen viel Geld sparen.
Unternehmen behalten die Server-Administrationsrechte ihrer selbstgebauten E-Mail-Systeme und müssen sich keine Gedanken über Leaks von Drittanbietern machen.

Nachteile eines selbstgebauten E-Mail-Systems:

Die meisten Unternehmen verfügen nicht über die gleichen Informationssicherheitsfunktionen wie große E-Mail-Dienstanbieter, daher sind ihre E-Mail-Server wahrscheinlich ein Ziel für Hacker, was zur Manipulation oder Löschung von E-Mail-Daten führt.
Der Zugriff auf die E-Mail-Server liegt bei den Unternehmen selbst, sodass die Richter vermuten, dass die auf den Servern gespeicherten E-Mail-Daten manipulationsanfällig sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie bei der Nutzung von E-Mail-Diensten die folgenden Punkte beachten sollten, wenn Sie wahrscheinlich in Gerichtsverfahren in China verwickelt werden.

1. Versuchen Sie, den E-Mail-Dienst für benutzerdefinierte Domänen zu verwenden, der von großen Dienstanbietern bereitgestellt wird.

2. Behalten Sie den ursprünglichen Domänennamen bei, wenn Sie den E-Mail-Domänennamen ändern.

3. Bewahren Sie die E-Mail-Adresse des ausscheidenden Mitarbeiters für einen bestimmten Zeitraum auf, bis die Transaktionen, die er oder sie bearbeitet, abgeschlossen sind und keine weiteren Streitigkeiten entstehen.

4. Bewahren Sie elektronische Beweise auf, bevor Sie wichtige E-Mail-Adressen oder E-Mails löschen.

5. Versuchen Sie, E-Mails auf den Servern zu halten.

6. Wenn die Gegenpartei eine kostenlose persönliche E-Mail verwendet, wird empfohlen, sie zu bitten, ihre Identität in E-Mails nachzuweisen.

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