在中國如何使用電子郵件作為訴訟證據？

電子郵件是跨境交易中的主要通訊工具。例如，許多國際貿易合同直接通過電子郵件訂立、修改、履行或終止是很常見的。

由於電子郵件記錄了交易的核心信息，每當涉及國際商業糾紛時，最好知道如何使用電子郵件作為證據。向中國法院提起訴訟.

中國法院非常關注電子郵件等電子證據的真實性，因為電子數據容易被篡改，這可能導致偽造的電子郵件被提交給法院。

中國法官通常根據電子郵件地址的類型來判斷電子郵件的真實性。

中國領先的訴訟事務所天通律師事務所合夥人鄒曉晨總結了三種電子郵件地址及其對法官判定電子郵件證據真實性的影響。

一、免費個人郵箱

中國人最常用的電子郵件地址是QQ郵箱和網易郵箱，而海外用戶更喜歡Gmail、Hotmail和Yahoo等電子郵件服務提供商。

例如，您經常會發現中國商人使用 QQ 電子郵件，其地址包含一串數字 “@qq.com” 作為後綴

對於免費的個人電子郵件，有幾個優點，包括：

電子郵件是完全免費的，可以為初創公司或個人節省一定的成本。
郵箱用戶不需要嚴格的身份認證，可以在需要的時候快速註冊賬號。
個人郵箱用戶，多為個人，與郵箱服務商，一般為大型互聯網企業，線下聯繫不上，地位懸殊。因此，法官可以推定用戶無法要求電子郵件服務提供商修改電子郵件，從而推定電子郵件極有可能是真實的。
個人免費郵箱中的郵件一般會被永久保存。

同時，免費的個人電子郵件也有缺點。由於大部分免費郵箱不需要實名認證，法官無法確定郵箱用戶的身份。

二、自定義域電子郵件

自定義域電子郵件最常用於商業活動。用戶只需要提供自己的域名，就可以從自定義域名郵箱服務提供商那裡獲取自己的域名郵箱地址，而郵件系統和郵件數據仍然保存在服務提供商的服務器上。

電子郵件服務提供商通常根據電子郵件地址的數量向用戶收費，其低門檻使其非常適合中小型企業。

在中國，企業通常使用阿里巴巴、騰訊或網易提供的企業郵箱服務。在中國境外，Google Workspace 和 Office 365 是常見的電子郵件服務提供商。

自定義域名郵箱的優勢：

域郵箱服務一般設置域郵箱地址，用戶需要與服務商簽訂合同，作為身份認證。如果發生爭議，發件人不能否認電子郵件用戶的身份。
電子郵件用戶與主流服務提供商的地位也存在差距，因此服務提供商通常不會配合用戶篡改電子郵件數據。因此，法官傾向於假定其服務器上電子郵件的真實性。

自定義域電子郵件的缺點：

一旦用戶停止更新電子郵件服務，服務提供商可能會關閉域電子郵件服務，並且保存在其服務器上的電子郵件將被刪除。
當員工離職時，他或她的電子郵件地址可能會被刪除，導致他或她的電子郵件消失。

三、自建郵件系統

對於擁有數十萬員工的大型企業來說，如果仍然使用第三方企業郵箱，將會給他們帶來沉重的經濟負擔。因此，這類企業一般會使用自己的服務器來搭建郵件系統。換句話說，企業將為自己提供電子郵件服務。

自建郵件系統的優勢：

當員工數量達到一定水平時，自建郵件系統可以為企業節省大量資金。
企業擁有自建郵件系統的服務器管理權限，無需擔心第三方洩密。

自建郵件系統的缺點：

大多數企業的信息安全能力不及大型電子郵件服務提供商，因此他們的電子郵件服務器很可能成為黑客的目標，導致電子郵件數據被篡改或刪除。
電子郵件服務器的訪問權限由企業自己掌舵，因此評委會懷疑保存在服務器上的電子郵件數據容易被篡改。

綜上所述，如果您在中國有可能捲入訴訟，您在使用電子郵件服務時應注意以下幾點。

1.盡量使用大型服務商提供的自定義域名郵箱服務。

2. 更改郵件域名時保留原域名。

3. 將離職人員的電子郵箱地址保留一段時間，直至其處理的交易完成，不再產生爭議。

4. 在刪除重要的電子郵件地址或電子郵件之前保留電子證據。

5. 嘗試將電子郵件保存在服務器上。

6、交易對方使用免費的個人郵箱時，建議要求對方在郵件中證明自己的身份。

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