在中国如何使用电子邮件作为诉讼证据？

电子邮件是跨境交易的主要通讯工具。例如，许多国际贸易合同通过电子邮件直接订立、修改、执行或终止是很常见的。

由于电子邮件记录了交易的核心信息，每当涉及国际商业纠纷时，最好知道如何使用电子邮件作为证据。向中国法院提起诉讼.

中国法院非常关注电子邮件等电子证据的真实性，因为电子数据容易被篡改，这可能导致伪造的电子邮件被提交给法院。

中国法官通常根据电子邮件地址的类型来判断电子邮件的真实性。

中国领先的诉讼事务所天通律师事务所合伙人邹晓晨总结了三种电子邮件地址及其对法官判定电子邮件证据真实性的影响。

一、免费个人邮箱

中国人最常用的电子邮件地址是QQ邮箱和网易邮箱，而海外用户更喜欢Gmail、Hotmail和Yahoo等电子邮件服务提供商。

例如，您经常会发现中国商人使用 QQ 电子邮件，其地址包含一串数字 “@qq.com” 作为后缀

对于免费的个人电子邮件，有几个优点，包括：

电子邮件是完全免费的，可以为初创公司或个人节省一定的成本。
邮箱用户不需要严格的身份认证，可以在需要的时候快速注册账号。
个人邮箱用户，多为个人，与邮箱服务商，一般为大型互联网企业，线下联系不上，地位悬殊。因此，法官可以推定用户无法要求电子邮件服务提供商修改电子邮件，从而推定电子邮件极有可能是真实的。
个人免费邮箱中的邮件一般会被永久保存。

同时，免费的个人电子邮件也有缺点。由于大部分免费邮箱不需要实名认证，法官无法确定邮箱用户的身份。

二、自定义域电子邮件

自定义域电子邮件最常用于商业活动。用户只需要提供自己的域名，就可以从自定义域名邮箱服务提供商那里获取自己的域名邮箱地址，而邮件系统和邮件数据仍然保存在服务提供商的服务器上。

电子邮件服务提供商通常根据电子邮件地址的数量向用户收费，其低门槛使其非常适合中小型企业。

在中国，企业通常使用阿里巴巴、腾讯或网易提供的企业邮箱服务。在中国境外，Google Workspace 和 Office 365 是常见的电子邮件服务提供商。

自定义域名邮箱的优势：

域邮箱服务一般设置域邮箱地址，用户需要与服务商签订合同，作为身份认证。如果发生争议，发件人不能否认电子邮件用户的身份。
电子邮件用户与主流服务提供商的地位也存在差距，因此服务提供商通常不会配合用户篡改电子邮件数据。因此，法官倾向于假定其服务器上电子邮件的真实性。

自定义域电子邮件的缺点：

一旦用户停止更新电子邮件服务，服务提供商可能会关闭域电子邮件服务，并且保存在其服务器上的电子邮件将被删除。
当员工离职时，他或她的电子邮件地址可能会被删除，导致他或她的电子邮件消失。

三、自建邮件系统

对于拥有数十万员工的大型企业来说，如果仍然使用第三方企业邮箱，将会给他们带来沉重的经济负担。因此，这类企业一般会使用自己的服务器来搭建邮件系统。换句话说，企业将为自己提供电子邮件服务。

自建邮件系统的优势：

当员工数量达到一定水平时，自建邮件系统可以为企业节省大量资金。
企业拥有自建邮件系统的服务器管理权限，无需担心第三方泄密。

自建邮件系统的缺点：

大多数企业的信息安全能力不及大型电子邮件服务提供商，因此他们的电子邮件服务器很可能成为黑客的目标，导致电子邮件数据被篡改或删除。
电子邮件服务器的访问权限由企业自己掌舵，因此评委会怀疑保存在服务器上的电子邮件数据容易被篡改。

综上所述，如果您在中国有可能卷入诉讼，您在使用电子邮件服务时应注意以下几点。

1.尽量使用大型服务商提供的自定义域名邮箱服务。

2. 更改邮件域名时保留原域名。

3. 将离职人员的电子邮箱地址保留一段时间，直至其处理的交易完成，不再产生争议。

4. 在删除重要的电子邮件地址或电子邮件之前保留电子证据。

5. 尝试将电子邮件保存在服务器上。

6、交易对方使用免费的个人邮箱时，建议要求对方在邮件中证明自己的身份。

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