Làm thế nào để sử dụng email làm bằng chứng trong vụ kiện tụng ở Trung Quốc?

Email là công cụ giao tiếp chính trong các giao dịch xuyên biên giới. Chẳng hạn, nhiều hợp đồng thương mại quốc tế được ký kết, sửa đổi, thực hiện hoặc chấm dứt trực tiếp qua email.

Vì email ghi lại thông tin cốt lõi về các giao dịch, bất cứ khi nào liên quan đến tranh chấp thương mại quốc tế, người ta phải biết tốt hơn cách sử dụng email làm bằng chứng khi đệ đơn kiện lên tòa án Trung Quốc.

Các tòa án Trung Quốc cực kỳ lo ngại về tính xác thực của bằng chứng điện tử như email, vì dữ liệu điện tử dễ bị giả mạo, có thể dẫn đến các email giả mạo được gửi trước tòa án.

Các thẩm phán Trung Quốc thường xác định tính xác thực của email theo loại địa chỉ email.

Zou Xiaochen, một đối tác của công ty tố tụng hàng đầu Trung Quốc, Công ty Luật Tiantong, tóm tắt ba loại địa chỉ email và tác động của chúng đối với việc thẩm phán xác định tính xác thực của bằng chứng email.

I. Email cá nhân miễn phí

Địa chỉ email mà người Trung Quốc sử dụng phổ biến nhất là email QQ và email NetEase, trong khi người dùng ở nước ngoài thích các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail, Hotmail và Yahoo.

Ví dụ, bạn sẽ thường thấy rằng các doanh nhân Trung Quốc đang sử dụng email QQ, địa chỉ của chúng chứa một chuỗi số với “@ Qq.com” dưới dạng postfix

Đối với email cá nhân miễn phí, có một số ưu điểm, bao gồm:

Email hoàn toàn miễn phí, có thể tiết kiệm chi phí nhất định cho các công ty khởi nghiệp hoặc cá nhân.
Người dùng email không cần xác thực danh tính nghiêm ngặt và có thể nhanh chóng đăng ký tài khoản khi cần.
Người dùng email cá nhân, chủ yếu là cá nhân và các nhà cung cấp dịch vụ email, nói chung là các doanh nghiệp Internet lớn, không thể liên lạc ngoại tuyến và có tình trạng chênh lệch. Do đó, các thẩm phán có thể cho rằng người dùng không thể yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ email sửa đổi email, do đó có thể cho rằng các email đó rất có khả năng là xác thực.
Các email trong email miễn phí cá nhân nói chung sẽ được lưu vĩnh viễn.

Đồng thời, email cá nhân miễn phí cũng có những mặt trái. Vì hầu hết các địa chỉ email miễn phí không cần xác thực tên thật, các thẩm phán không thể xác định danh tính của người dùng email.

II. Email miền tùy chỉnh

Email miền tùy chỉnh được sử dụng phổ biến nhất trong các hoạt động thương mại. Người dùng chỉ cần cung cấp tên miền của mình để lấy Địa chỉ Email Miền của họ từ nhà cung cấp dịch vụ Email Miền Tùy chỉnh, trong khi hệ thống email và dữ liệu email vẫn được lưu trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ.

Các nhà cung cấp dịch vụ email thường tính phí người dùng dựa trên số lượng địa chỉ email và ngưỡng thấp của nó khiến nó trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tại Trung Quốc, các doanh nghiệp thường sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp do Alibaba, Tencent hoặc NetEase cung cấp. Bên ngoài Trung Quốc, Google Workspace và Office 365 là những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến.

Ưu điểm của Email tên miền tùy chỉnh ：

Dịch vụ email miền thường đặt Địa chỉ email miền và người dùng cần ký kết hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ, nhà cung cấp dịch vụ này có thể hoạt động như xác thực danh tính. Trong trường hợp có tranh chấp, người gửi không thể phủ nhận danh tính của người sử dụng email.
Người dùng email và nhà cung cấp dịch vụ chính thống cũng có sự chênh lệch về địa vị nên nhà cung cấp dịch vụ thường không hợp tác với người dùng trong việc giả mạo dữ liệu email. Do đó, các thẩm phán có xu hướng cho rằng tính xác thực của các email trên máy chủ của nó.

Nhược điểm của Email miền tùy chỉnh:

Khi người dùng ngừng gia hạn dịch vụ email, nhà cung cấp dịch vụ có thể tắt Dịch vụ email miền và các email được lưu trên máy chủ của họ sẽ bị xóa.
Khi một nhân viên rời đi, địa chỉ email của anh ấy hoặc cô ấy có thể bị xóa, dẫn đến email của anh ấy hoặc cô ấy biến mất.

III. Hệ thống email tự xây dựng

Đối với các doanh nghiệp lớn với hàng trăm nghìn nhân viên, sẽ mang lại gánh nặng kinh tế nặng nề cho họ nếu họ vẫn sử dụng email doanh nghiệp của bên thứ ba. Do đó, các doanh nghiệp như vậy nói chung sẽ sử dụng máy chủ của riêng họ để xây dựng hệ thống email. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ cung cấp dịch vụ email cho chính mình.

Ưu điểm của Hệ thống Email Tự tạo:

Khi số lượng nhân viên đạt đến một trình độ nhất định, hệ thống email tự xây dựng có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoản tiền khổng lồ.
Doanh nghiệp nắm giữ đặc quyền quản trị máy chủ của hệ thống email tự xây dựng của họ và không phải lo lắng về việc rò rỉ của bên thứ ba.

Nhược điểm của Hệ thống Email Tự xây dựng:

Hầu hết các doanh nghiệp không có khả năng bảo mật thông tin như các nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử lớn, do đó máy chủ thư điện tử của họ dễ trở thành mục tiêu của tin tặc, dẫn đến việc giả mạo hoặc xóa dữ liệu thư điện tử.
Quyền truy cập vào các máy chủ email do chính các doanh nghiệp kiểm soát, vì vậy các thẩm phán sẽ nghi ngờ rằng dữ liệu email được lưu trên máy chủ rất dễ bị giả mạo.

Tóm lại, nếu bạn có khả năng bị lôi kéo vào các vụ kiện ở Trung Quốc, bạn nên lưu ý những điểm sau khi sử dụng dịch vụ email.

1. Cố gắng sử dụng dịch vụ Email tên miền tùy chỉnh do các nhà cung cấp dịch vụ lớn cung cấp.

2. Giữ lại tên miền gốc khi thay đổi tên miền email.

3. Giữ lại địa chỉ email của nhân viên khởi hành trong một khoảng thời gian cho đến khi các giao dịch mà họ giao dịch được kết thúc và không có tranh chấp nào phát sinh thêm.

4. Bảo quản bằng chứng điện tử trước khi xóa các địa chỉ email hoặc email quan trọng.

5. Cố gắng giữ email trên máy chủ.

6. Khi đối tác sử dụng email cá nhân miễn phí, nên yêu cầu đối tác chứng minh danh tính của mình trong email.

Bạn có cần hỗ trợ trong thương mại xuyên biên giới và thu hồi nợ không?
CJO GlobalNhóm của có thể cung cấp cho bạn các dịch vụ quản lý rủi ro thương mại xuyên biên giới và thu nợ liên quan đến Trung Quốc, bao gồm: 
(1) Giải quyết tranh chấp thương mại
(2) Thu nợ
(3) Đánh giá và Bộ sưu tập giải thưởng
(4) Chống hàng giả & Bảo vệ IP
(5) Xác minh công ty và sự siêng năng giải quyết
(6) Soạn thảo và Rà soát Hợp đồng Thương mại
Nếu bạn cần dịch vụ của chúng tôi, hoặc nếu bạn muốn chia sẻ câu chuyện của mình, bạn có thể liên hệ với Người quản lý khách hàng: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Nếu bạn muốn biết thêm về CJO Global, Xin vui lòng bấm vào tại đây. Nếu bạn muốn biết thêm về CJO Global dịch vụ, vui lòng nhấp vào tại đây. Nếu bạn muốn đọc thêm CJO Global bài viết, vui lòng nhấp vào tại đây.