Як використовувати електронні листи як докази в судовому процесі в Китаї?

Електронна пошта є основним інструментом спілкування в транскордонних транзакціях. Наприклад, багато міжнародних торгових контрактів зазвичай укладаються, змінюються, виконуються або розриваються безпосередньо електронною поштою.

Оскільки електронні листи містять основну інформацію про транзакції, будь-коли бере участь у міжнародному комерційному спорі, краще знати, як використовувати електронні листи як докази, коли подати позов до китайського суду.

Китайські суди надзвичайно стурбовані автентичністю електронних доказів, таких як електронні листи, оскільки електронні дані сприйнятливі до підробки, що може призвести до подання підроблених електронних листів до суду.

Китайські судді зазвичай визначають автентичність електронних листів за типом електронної адреси.

Цзоу Сяочень, партнер провідної судової фірми Китаю, Tiantong Law Firm, підсумовує три типи адрес електронної пошти та їхній вплив на визначення суддею автентичності доказів електронної пошти.

I. Безкоштовна особиста електронна пошта

Китайці найчастіше використовують електронні адреси QQ та NetEase, тоді як закордонні користувачі віддають перевагу постачальникам послуг електронної пошти, таким як Gmail, Hotmail і Yahoo.

Наприклад, ви часто побачите, що китайські бізнесмени використовують електронну пошту QQ, адреси якої містять серію чисел із “@qq.com” як постфікс

Для безкоштовних особистих електронних листів є кілька переваг, зокрема:

Електронна пошта абсолютно безкоштовна, що може заощадити певні витрати для стартапів або окремих осіб.
Користувачі електронної пошти не потребують суворої автентифікації та можуть швидко зареєструвати свої облікові записи за потреби.
Користувачі особистої електронної пошти, переважно фізичні особи, і постачальники послуг електронної пошти, як правило, великі інтернет-підприємства, не можуть зв’язуватися в режимі офлайн і мають різний статус. Таким чином, судді можуть припустити, що користувачі не можуть попросити постачальників послуг електронної пошти змінити електронні листи, таким чином припускаючи, що електронні листи, швидше за все, є автентичними.
Електронні листи в особистій безкоштовній електронній пошті зазвичай зберігаються постійно.

У той же час безкоштовні особисті електронні листи мають і недоліки. Оскільки більшість безкоштовних електронних адрес не потребують автентифікації справжнього імені, судді не можуть визначити особу користувачів електронної пошти.

II. Електронна адреса власного домену

Електронна адреса спеціального домену найчастіше використовується в комерційній діяльності. Користувачам потрібно лише вказати своє доменне ім’я, щоб отримати свою адресу електронної пошти домену від постачальника послуг електронної пошти спеціального домену, тоді як система електронної пошти та дані електронної пошти все ще зберігаються на серверах постачальника послуг.

Постачальники послуг електронної пошти зазвичай стягують плату з користувачів на основі кількості електронних адрес, а низький поріг робить її ідеальною для малих і середніх підприємств.

У Китаї підприємства зазвичай користуються службами корпоративної електронної пошти Alibaba, Tencent або NetEase. За межами Китаю поширеними постачальниками послуг електронної пошти є Google Workspace і Office 365.

Переваги електронної пошти спеціального домену:

Служба електронної пошти домену зазвичай встановлює адресу електронної пошти домену, і користувачеві потрібно укласти договір із постачальником послуг, який може виступати в якості автентифікації особи. У разі суперечки відправник не може заперечувати особу користувача електронної пошти.
Користувач електронної пошти та основний постачальник послуг також мають різний статус, тому постачальник послуг зазвичай не буде співпрацювати з користувачем у підробці даних електронної пошти. Тому судді схильні припускати автентичність електронних листів на його серверах.

Недоліки електронної пошти спеціального домену:

Коли користувач припинить поновлювати службу електронної пошти, постачальник послуг може вимкнути службу електронної пошти домену, а електронні листи, збережені на її серверах, буде видалено.
Коли працівник звільняється, його або її адреса електронної пошти може бути видалена, в результаті чого його або її електронні листи зникають.

III. Саморобна система електронної пошти

Для великих підприємств із сотнями тисяч співробітників це принесе важкий економічний тягар, якщо вони все ще будуть використовувати електронну пошту сторонніх компаній. Тому такі підприємства зазвичай використовують власні сервери для створення систем електронної пошти. Іншими словами, підприємства самі надаватимуть послуги електронної пошти.

Переваги самостійно створеної системи електронної пошти:

Коли кількість персоналу досягає певного рівня, самостійно створені системи електронної пошти можуть заощадити підприємствам величезні суми грошей.
Підприємства мають адміністративні привілеї сервера своїх власноруч створених систем електронної пошти, і їм не потрібно турбуватися про витоки сторонніх даних.

Недоліки самостійно створеної системи електронної пошти:

Більшість підприємств не мають таких можливостей захисту інформації, як великі постачальники послуг електронної пошти, тому їхні сервери електронної пошти, ймовірно, стануть мішенню для хакерів, що призведе до підробки або видалення даних електронної пошти.
Доступ до серверів електронної пошти здійснюється за кермом самих підприємств, тому судді підозрюють, що дані електронної пошти, збережені на серверах, є вразливими до підробки.

Таким чином, якщо ви, ймовірно, будете втягнуті в судові процеси в Китаї, ви повинні знати про наступні моменти під час використання послуг електронної пошти.

1. Спробуйте скористатися службою електронної пошти спеціального домену, яку надають великі постачальники послуг.

2. Зберігайте вихідне ім’я домену під час зміни імені домену електронної пошти.

3. Зберігайте адресу електронної пошти співробітника, який від’їжджає, протягом певного періоду часу, доки операції, з якими він або вона має справу, не будуть укладені, і не виникне подальших суперечок.

4. Зберігайте електронні докази перед видаленням важливих електронних адрес або електронних листів.

5. Намагайтеся зберігати листи на серверах.

6. Коли контрагент використовує безкоштовну особисту електронну пошту, рекомендується попросити його підтвердити свою особу в електронних листах.

Вам потрібна підтримка у транскордонній торгівлі та стягненні боргів?
CJO GlobalКоманда може надати вам пов’язані з Китаєм послуги з управління ризиками транскордонної торгівлі та стягнення боргів, зокрема: 
(1) Вирішення торгових суперечок
(2) Стягнення боргу
(3) Збірник судових рішень та нагород
(4) Боротьба з підробкою та захист інтелектуальної власності
(5) Перевірка компанії та Due Diligence
(6) Складання та перегляд торгових контрактів
Якщо вам потрібні наші послуги або ви хочете поділитися своєю історією, ви можете зв’язатися з нами Менеджер по роботі з клієнтами: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Якщо ви хочете більше дізнатись про це CJO Global, Будь ласка, натисніть тут. Якщо ви хочете дізнатися більше про CJO Global послуги, натисніть тут. Якщо ви хочете прочитати більше CJO Global публікацій, натисніть тут.