Paano Gamitin ang Mga Email bilang Katibayan sa Litigation sa China?

Ang email ay ang pangunahing tool sa komunikasyon sa mga transaksyong cross-border. Karaniwan, halimbawa, para sa maraming mga internasyonal na kontrata sa kalakalan na tapusin, binago, isasagawa, o winakasan nang direkta sa pamamagitan ng email.

Habang ang mga email ay nagtatala ng pangunahing impormasyon sa mga transaksyon, sa tuwing kasangkot sa isang pang-internasyonal na hindi pagkakaunawaan sa komersyo, mas mahusay na alam ng isa kung paano gamitin ang mga email bilang ebidensya kapag nagsampa ng kaso sa korte ng China.

Ang mga korte ng China ay labis na nag-aalala tungkol sa pagiging tunay ng mga elektronikong ebidensya tulad ng mga email, dahil ang electronic data ay madaling maapektuhan, na maaaring humantong sa mga pekeng email na isinumite sa mga hukuman.

Karaniwang tinutukoy ng mga hukom ng Chinese ang pagiging tunay ng mga email ayon sa uri ng email address.

Si Zou Xiaochen, isang kasosyo sa nangungunang litigation firm ng China, ang Tiantong Law Firm, ay nagbubuod ng tatlong uri ng mga email address at ang epekto nito sa pagpapasiya ng hukom sa pagiging tunay ng ebidensya sa email.

I. Libreng personal na email

Ang mga email address na pinakakaraniwang ginagamit ng mga Chinese ay ang QQ email at NetEase email, habang mas gusto ng mga user sa ibang bansa ang mga email service provider tulad ng Gmail, Hotmail, at Yahoo.

Halimbawa, madalas mong makikita na ang mga negosyanteng Tsino ay gumagamit ng QQ email, na ang mga address ay naglalaman ng isang serye ng mga numero na may “@qq.com” bilang postfix

Para sa mga libreng personal na email, mayroong ilang mga merito, kabilang ang:

Ang email ay ganap na libre, na maaaring makatipid ng ilang partikular na gastos para sa mga startup o indibidwal.
Ang mga gumagamit ng email ay hindi nangangailangan ng mahigpit na pagpapatunay ng pagkakakilanlan at maaaring mabilis na irehistro ang kanilang mga account kapag kinakailangan.
Ang mga personal na user ng email, karamihan sa mga indibidwal, at mga email service provider, sa pangkalahatan ay malalaking negosyo sa Internet, ay hindi maaaring makipag-ugnayan sa offline at may pagkakaiba sa katayuan. Samakatuwid, maaaring ipagpalagay ng mga hukom na ang mga gumagamit ay hindi magagawang hilingin sa mga tagapagbigay ng serbisyo ng email na baguhin ang mga email, sa gayon ay ipinapalagay na ang mga email ay malamang na maging tunay.
Ang mga email sa personal na libreng email ay karaniwang ise-save nang permanente.

Kasabay nito, ang mga libreng personal na email ay mayroon ding mga downside. Dahil ang karamihan sa mga libreng email address ay hindi nangangailangan ng tunay na pangalan na pagpapatotoo, hindi matukoy ng mga hukom ang pagkakakilanlan ng mga gumagamit ng email.

II. Email ng custom na domain

Ang Custom na Domain Email ay pinakakaraniwang ginagamit sa mga komersyal na aktibidad. Kailangan lang ibigay ng mga user ang kanilang domain name para makuha ang kanilang Domain Email Address mula sa Custom Domain Email service provider, habang ang email system at email data ay naka-save pa rin sa mga server ng service provider.

Ang mga email service provider ay karaniwang naniningil sa mga user batay sa bilang ng mga email address at ang mababang threshold nito ay ginagawang perpekto para sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo.

Sa China, karaniwang gumagamit ang mga negosyo ng mga serbisyo sa email ng enterprise na ibinigay ng Alibaba, Tencent, o NetEase. Sa labas ng China, ang Google Workspace at Office 365 ay karaniwang mga email service provider.

Mga Bentahe ng Email ng Custom na Domain：

Ang Serbisyo ng Email ng Domain sa pangkalahatan ay nagtatakda ng isang Email Address ng Domain at kailangang tapusin ng user ang isang kontrata sa service provider, na maaaring kumilos bilang pagpapatunay ng pagkakakilanlan. Sa kaganapan ng isang hindi pagkakaunawaan, hindi maaaring tanggihan ng nagpadala ang pagkakakilanlan ng gumagamit ng email.
Ang email user at ang mainstream service provider ay mayroon ding pagkakaiba sa status, kaya ang service provider ay karaniwang hindi nakikipagtulungan sa user sa pakikialam sa email data. Ang mga hukom ay samakatuwid ay hilig na ipalagay ang pagiging tunay ng mga email sa mga server nito.

Mga Disadvantage ng Custom na Domain Email:

Kapag huminto ang user sa pag-renew ng serbisyo ng email, maaaring isara ng service provider ang Domain Email Service at ang mga email na naka-save sa mga server nito ay matatanggal.
Kapag umalis ang isang empleyado, maaaring ma-delete ang kanyang email address, na magreresulta sa pagkawala ng kanyang mga email.

III. Self-built na sistema ng email

Para sa malalaking negosyo na may daan-daang libong empleyado, magdudulot ito ng mabigat na pasanin sa ekonomiya sa kanila kung gagamit pa rin sila ng mga email ng third-party na enterprise. Samakatuwid, ang mga naturang negosyo ay karaniwang gagamit ng kanilang sariling mga server upang bumuo ng mga sistema ng email. Sa madaling salita, ang mga negosyo ay magbibigay ng mga serbisyo sa email para sa kanilang sarili.

Mga Bentahe ng Self-built Email System:

Kapag ang bilang ng mga kawani ay umabot sa isang tiyak na antas, ang mga self-built na email system ay makakapagtipid sa mga negosyo ng malaking halaga ng pera.
Hawak ng mga negosyo ang mga pribilehiyong administratibo ng server ng kanilang mga self-built na email system at hindi kailangang mag-alala tungkol sa mga pagtagas ng third-party.

Mga Disadvantage ng Self-built Email System:

Karamihan sa mga negosyo ay walang kaparehong kakayahan sa seguridad ng impormasyon gaya ng malalaking email service provider, samakatuwid ang kanilang mga email server ay malamang na maging target ng mga hacker, na nagreresulta sa pakikialam o pagtanggal ng data ng email.
Ang pag-access sa mga email server ay nasa timon ng mga negosyo mismo, kaya ang mga hukom ay maghihinala na ang data ng email na naka-save sa mga server ay mahina sa pakikialam.

Sa kabuuan, kung malamang na masangkot ka sa mga demanda sa China, dapat mong malaman ang mga sumusunod na punto kapag gumagamit ng mga serbisyo ng email.

1. Subukang gamitin ang serbisyong Email ng Custom na Domain na ibinibigay ng malalaking service provider.

2. Panatilihin ang orihinal na domain name kapag binabago ang email domain name.

3. Panatilihin ang email address ng papaalis na staff sa loob ng isang yugto ng panahon hanggang sa matapos ang mga transaksyon na kanyang pakikitungo at wala nang lilitaw pang hindi pagkakaunawaan.

4. Panatilihin ang elektronikong ebidensya bago tanggalin ang mahahalagang email address o email.

5. Subukang panatilihin ang mga email sa mga server.

6. Kapag ang katapat ay gumagamit ng isang libreng personal na email, ipinapayo na hilingin dito na patunayan ang pagkakakilanlan nito sa mga email.

Kailangan mo ba ng suporta sa cross-border trade at pangongolekta ng utang?
CJO GlobalMaaaring magbigay sa iyo ang koponan ng mga serbisyo sa pangangasiwa ng panganib sa pangangalakal sa cross-border na nauugnay sa China at pangongolekta ng utang, kabilang ang: 
(1) Resolusyon sa Trade Dispute
(2) Koleksyon ng utang
(3) Koleksyon ng Mga Paghuhukom at Gantimpala
(4) Anti-Counterfeiting at Proteksyon sa IP
(5) Pagpapatunay ng Kumpanya at Marapat na Sipag
(6) Pag-draft at Pagsusuri ng Kontrata sa Kalakalan
Kung kailangan mo ng aming mga serbisyo, o kung nais mong ibahagi ang iyong kuwento, maaari kang makipag-ugnayan sa aming Client Manager: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Kung nais mong malaman ang higit pa tungkol sa CJO Global, Paki-click dito. Kung gusto mong malaman ang higit pa tungkol sa CJO Global mga serbisyo, mangyaring i-click dito. Kung gusto mong magbasa pa CJO Global mga post, paki-click dito.