Hur använder man e-postmeddelanden som bevis i rättstvister i Kina?

E-post är det viktigaste kommunikationsverktyget vid gränsöverskridande transaktioner. Det är till exempel vanligt att många internationella handelsavtal ingås, ändras, utförs eller sägs upp direkt via e-post.

Eftersom e-postmeddelanden registrerar kärninformation om transaktioner, närhelst inblandad i en internationell kommersiell tvist, var det bättre att veta hur man använder e-postmeddelanden som bevis när lämna in en stämningsansökan till en kinesisk domstol.

De kinesiska domstolarna är oerhört oroade över äktheten av elektroniska bevis såsom e-postmeddelanden, eftersom elektroniska data är känsliga för manipulering, vilket kan leda till att förfalskade e-postmeddelanden skickas till domstolar.

Kinesiska domare avgör vanligtvis äktheten av e-postmeddelanden utifrån typen av e-postadress.

Zou Xiaochen, en partner i Kinas ledande rättsbyrå, Tiantong Law Firm, sammanfattar tre typer av e-postadresser och deras inverkan på domarens fastställande av äktheten av e-postbevis.

I. Gratis personlig e-post

E-postadresser som kineser oftast använder är QQ-e-post och NetEase-e-post, medan utländska användare föredrar e-postleverantörer som Gmail, Hotmail och Yahoo.

Till exempel kommer du ofta att upptäcka att kinesiska affärsmän använder QQ-e-post, vars adresser innehåller en serie nummer med "@qq.com" som postfix

För gratis personliga e-postmeddelanden finns det ett par fördelar, inklusive:

E-postmeddelandet är helt gratis, vilket kan spara vissa kostnader för startups eller privatpersoner.
E-postanvändare behöver inte strikt identitetsautentisering och kan snabbt registrera sina konton när det behövs.
Personliga e-postanvändare, mestadels individer, och leverantörer av e-posttjänster, vanligtvis stora internetföretag, kan inte kontakta offline och har en skillnad i status. Därför kan domare anta att användarna inte kan be e-posttjänsteleverantörerna att ändra e-postmeddelandena, och därmed anta att e-postmeddelandena med stor sannolikhet är autentiska.
E-postmeddelandena i det personliga kostnadsfria e-postmeddelandet kommer i allmänhet att sparas permanent.

Samtidigt har gratis personliga e-postmeddelanden också nackdelar. Eftersom de flesta gratis e-postadresser inte behöver autentisering med riktiga namn, kan domare inte fastställa e-postanvändarnas identitet.

II. E-post för anpassad domän

Custom Domain Email används oftast i kommersiella aktiviteter. Användare behöver bara ange sitt domännamn för att få sin e-postadress för domän från tjänsteleverantören för Custom Domain Email, medan e-postsystemet och e-postdata fortfarande sparas på tjänsteleverantörens servrar.

E-postleverantörer debiterar vanligtvis användare baserat på antalet e-postadresser och dess låga tröskel gör den idealisk för små och medelstora företag.

I Kina använder företag vanligtvis e-posttjänster för företag som tillhandahålls av Alibaba, Tencent eller NetEase. Utanför Kina är Google Workspace och Office 365 vanliga e-postleverantörer.

Fördelar med Custom Domain Email:

E-posttjänst för domän anger i allmänhet en e-postadress för domän och användaren måste ingå ett avtal med tjänsteleverantören, vilket kan fungera som identitetsautentisering. I händelse av en tvist kan avsändaren inte förneka e-postanvändarens identitet.
E-postanvändaren och den vanliga tjänsteleverantören har också en skillnad i status, så tjänsteleverantören skulle vanligtvis inte samarbeta med användaren för att manipulera e-postdata. Domarna är därför benägna att anta äktheten av e-postmeddelandena på dess servrar.

Nackdelar med Custom Domain Email:

När en användare slutar förnya e-posttjänsten kan tjänsteleverantören stänga av domänens e-posttjänst och e-postmeddelanden som sparats på dess servrar kommer att raderas.
När en anställd slutar kan hans eller hennes e-postadress raderas, vilket resulterar i att hans eller hennes e-postmeddelanden försvinner.

III. Eget byggt e-postsystem

För stora företag med hundratusentals anställda kommer det att innebära en tung ekonomisk börda för dem om de fortfarande använder e-post från tredje part. Därför kommer sådana företag i allmänhet att använda sina egna servrar för att bygga e-postsystem. Med andra ord kommer företag att tillhandahålla e-posttjänster åt sig själva.

Fördelar med självbyggt e-postsystem:

När antalet anställda når en viss nivå kan egenbyggda e-postsystem spara stora summor pengar för företag.
Företag har serveradministrativa rättigheter för sina egenbyggda e-postsystem och behöver inte oroa sig för läckor från tredje part.

Nackdelar med självbyggt e-postsystem:

De flesta företag har inte samma informationssäkerhetsförmåga som stora e-postleverantörer, därför är deras e-postservrar troligen ett mål för hackare, vilket resulterar i manipulering eller radering av e-postdata.
Tillgång till e-postservrarna är vid rodret för företagen själva, så domarna skulle misstänka att e-postdata som sparats på servrarna är sårbara för manipulering.

Sammanfattningsvis, om du sannolikt kommer att vara indragen i stämningar i Kina, bör du vara medveten om följande punkter när du använder e-posttjänster.

1. Försök att använda Custom Domain Email-tjänsten som tillhandahålls av stora tjänsteleverantörer.

2. Behåll det ursprungliga domännamnet när du ändrar e-postdomännamnet.

3. Behåll den avgående personalens e-postadress under en tid tills de transaktioner som han eller hon hanterar är avslutade och ingen ytterligare tvist kommer att uppstå.

4. Bevara elektroniska bevis innan du raderar viktiga e-postadresser eller e-postmeddelanden.

5. Försök att behålla e-postmeddelanden på servrarna.

6. När motparten använder en gratis personlig e-post, rekommenderas det att be den att bevisa sin identitet i e-postmeddelanden.

Behöver du stöd vid gränshandel och inkasso?
CJO Globals team kan förse dig med Kina-relaterade gränsöverskridande handelsriskhantering och inkassotjänster, inklusive: 
(1) Lösning av handelstvister
(2) Kräva in skuld
(3) Domar och prissamling
(4) Anti-förfalskning och IP-skydd
(5) Företagsverifiering och due diligence
(6) Utformning och granskning av handelsavtal
Om du behöver våra tjänster, eller om du vill dela din berättelse, kan du kontakta vår Kundansvarig: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Om du vill veta mer om CJO Global, Klicka här.. Om du vill veta mer om CJO Global tjänster, klicka här.. Om du vill läsa mer CJO Global inlägg, klicka här..