Ako používať e-maily ako dôkaz v súdnom spore v Číne?

E-mail je hlavným komunikačným nástrojom pri cezhraničných transakciách. Je napríklad bežné, že mnohé medzinárodné obchodné zmluvy sa uzatvárajú, upravujú, vykonávajú alebo ukončujú priamo e-mailom.

Keďže e-maily zaznamenávajú základné informácie o transakciách, vždy, keď ide o medzinárodný obchodný spor, človek by mal lepšie vedieť, ako používať e-maily ako dôkaz, keď podanie žaloby na čínsky súd.

Čínske súdy sú mimoriadne znepokojené autenticitou elektronických dôkazov, ako sú e-maily, keďže elektronické údaje sú náchylné na manipuláciu, čo môže viesť k tomu, že sa pred súdy predložia sfalšované e-maily.

Čínski sudcovia zvyčajne určujú pravosť e-mailov podľa typu e-mailovej adresy.

Zou Xiaochen, partner v poprednej čínskej súdnej firme Tiantong Law Firm, sumarizuje tri typy e-mailových adries a ich vplyv na sudcovo rozhodovanie o pravosti e-mailových dôkazov.

I. Bezplatný osobný email

E-mailové adresy, ktoré Číňania najčastejšie používajú, sú e-mail QQ a e-mail NetEase, zatiaľ čo zahraniční používatelia uprednostňujú poskytovateľov e-mailových služieb, ako sú Gmail, Hotmail a Yahoo.

Napríklad často zistíte, že čínski obchodníci používajú e-mail QQ, ktorého adresy obsahujú sériu čísel s „@qq.com“ ako postfix

Pre bezplatné osobné e-maily existuje niekoľko výhod, medzi ktoré patria:

E-mail je úplne zadarmo, čo môže startupom alebo jednotlivcom ušetriť určité náklady.
Používatelia e-mailu nepotrebujú prísne overovanie identity a v prípade potreby môžu rýchlo zaregistrovať svoje účty.
Používatelia osobných e-mailov, väčšinou jednotlivci, a poskytovatelia e-mailových služieb, vo všeobecnosti veľké internetové podniky, nemôžu kontaktovať offline a majú rozdielne postavenie. Preto môžu sudcovia predpokladať, že používatelia nemôžu požiadať poskytovateľov e-mailových služieb o úpravu e-mailov, a teda predpokladať, že e-maily sú veľmi pravdepodobne autentické.
E-maily v osobnom bezplatnom e-maile sa vo všeobecnosti uložia natrvalo.

Zároveň majú bezplatné osobné e-maily aj nevýhody. Keďže väčšina bezplatných e-mailových adries nevyžaduje overenie skutočným menom, sudcovia nemôžu určiť identitu používateľov e-mailu.

II. E-mail vlastnej domény

E-mail vlastnej domény sa najčastejšie používa v komerčných aktivitách. Používatelia musia zadať iba názov svojej domény, aby získali svoju e-mailovú adresu domény od poskytovateľa e-mailovej služby vlastnej domény, zatiaľ čo e-mailový systém a e-mailové údaje sú stále uložené na serveroch poskytovateľa služieb.

Poskytovatelia e-mailových služieb vo všeobecnosti účtujú používateľom poplatky na základe počtu e-mailových adries a ich nízky prah ho robí ideálnym pre malé a stredné podniky.

V Číne podniky zvyčajne využívajú podnikové e-mailové služby poskytované spoločnosťami Alibaba, Tencent alebo NetEase. Mimo Číny sú bežnými poskytovateľmi e-mailových služieb Google Workspace a Office 365.

Výhody e-mailu vlastnej domény:

Doménová e-mailová služba vo všeobecnosti nastavuje e-mailovú adresu domény a používateľ musí uzavrieť zmluvu s poskytovateľom služby, ktorá môže slúžiť ako overenie identity. V prípade sporu nemôže odosielateľ poprieť identitu používateľa e-mailu.
Používateľ e-mailu a poskytovateľ bežných služieb majú tiež rozdielne postavenie, takže poskytovateľ služby zvyčajne nespolupracuje s používateľom pri manipulácii s údajmi e-mailu. Sudcovia sa preto prikláňajú k predpokladu pravosti e-mailov na jej serveroch.

Nevýhody e-mailu vlastnej domény:

Keď používateľ prestane obnovovať e-mailovú službu, poskytovateľ služby môže vypnúť e-mailovú službu domény a e-maily uložené na jeho serveroch budú vymazané.
Keď zamestnanec odíde, jeho e-mailová adresa môže byť vymazaná, v dôsledku čoho jeho e-maily zmiznú.

III. Vlastný e-mailový systém

Pre veľké podniky so stovkami tisíc zamestnancov to bude znamenať veľkú ekonomickú záťaž, ak budú stále používať podnikové e-maily tretích strán. Preto budú takéto podniky vo všeobecnosti používať svoje vlastné servery na vytváranie e-mailových systémov. Inými slovami, podniky budú poskytovať e-mailové služby pre seba.

Výhody vlastného e-mailového systému:

Keď počet zamestnancov dosiahne určitú úroveň, vlastné e-mailové systémy môžu podnikom ušetriť obrovské množstvo peňazí.
Podniky majú privilégiá správcu serverov svojich vlastných e-mailových systémov a nemusia sa obávať únikov tretích strán.

Nevýhody vlastného e-mailového systému:

Väčšina podnikov nemá rovnakú schopnosť zabezpečenia informácií ako veľkí poskytovatelia e-mailových služieb, preto sa ich e-mailové servery pravdepodobne stanú cieľom hackerov, čo vedie k manipulácii alebo vymazaniu e-mailových údajov.
Prístup k e-mailovým serverom majú na starosti samotné podniky, takže sudcovia by mali podozrenie, že e-mailové údaje uložené na serveroch sú náchylné na manipuláciu.

Stručne povedané, ak je pravdepodobné, že budete v Číne zapletení do súdnych sporov, mali by ste si byť vedomí nasledujúcich bodov pri používaní e-mailových služieb.

1. Skúste použiť službu Custom Domain Email poskytovanú veľkými poskytovateľmi služieb.

2. Pri zmene názvu e-mailovej domény ponechajte pôvodný názov domény.

3. Uchovajte si e-mailovú adresu odchádzajúceho personálu po dobu, kým nebudú uzavreté transakcie, s ktorými sa on alebo ona zaoberá, a nevzniknú žiadne ďalšie spory.

4. Pred odstránením dôležitých e-mailových adries alebo e-mailov uchovávajte elektronické dôkazy.

5. Pokúste sa ponechať e-maily na serveroch.

6. Keď protistrana používa bezplatný osobný e-mail, odporúča sa požiadať ju o preukázanie totožnosti v e-mailoch.

Potrebujete podporu pri cezhraničnom obchode a vymáhaní pohľadávok?
CJO GlobalTím spoločnosti vám môže poskytnúť služby riadenia cezhraničných obchodných rizík a vymáhania pohľadávok súvisiace s Čínou vrátane: 
(1) Riešenie obchodných sporov
(2) Vymáhanie dlhov
(3) Zbierka rozsudkov a ocenení
(4) Ochrana proti falšovaniu a IP
(5) Overovanie spoločnosti a náležitá starostlivosť
(6) Návrh a revízia obchodnej zmluvy
Ak potrebujete naše služby, alebo ak sa chcete podeliť o svoj príbeh, môžete nás kontaktovať Manažér klienta: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Ak sa chcete dozvedieť viac o CJO Global, Prosím kliknite tu. Ak sa chcete dozvedieť viac o CJO Global služby, kliknite prosím tu. Ak chcete, prečítajte si viac CJO Global príspevky, kliknite prosím tu.