Cum să folosiți e-mailurile ca probă în litigii în China?

E-mailul este principalul instrument de comunicare în tranzacțiile transfrontaliere. Este obișnuit, de exemplu, ca multe contracte comerciale internaționale să fie încheiate, modificate, executate sau reziliate direct prin e-mail.

Deoarece e-mailurile înregistrează informații de bază despre tranzacții, ori de câte ori este implicat într-o dispută comercială internațională, ar fi mai bine să știi cum să folosești e-mailurile ca dovadă atunci când depunând un proces la o instanță chineză.

Instanțele chineze sunt extrem de preocupate de autenticitatea probelor electronice, cum ar fi e-mailurile, deoarece datele electronice sunt susceptibile de a fi falsificate, ceea ce poate duce la depunerea e-mailurilor falsificate în fața instanțelor.

Judecătorii chinezi determină de obicei autenticitatea e-mailurilor după tipul adresei de e-mail.

Zou Xiaochen, partener în principala firmă de litigii din China, Tiantong Law Firm, rezumă trei tipuri de adrese de e-mail și impactul acestora asupra determinării de către judecător a autenticității probelor prin e-mail.

I. E-mail personal gratuit

Adresele de e-mail pe care chinezii le folosesc cel mai frecvent sunt e-mailul QQ și e-mailul NetEase, în timp ce utilizatorii de peste mări preferă furnizorii de servicii de e-mail precum Gmail, Hotmail și Yahoo.

De exemplu, veți descoperi adesea că oamenii de afaceri chinezi folosesc e-mail QQ, ale cărui adrese conțin o serie de numere cu „@qq.com” ca postfix

Pentru e-mailurile personale gratuite, există câteva avantaje, inclusiv:

E-mailul este complet gratuit, ceea ce poate economisi anumite costuri pentru startup-uri sau persoane fizice.
Utilizatorii de e-mail nu au nevoie de autentificare strictă a identității și își pot înregistra rapid conturile atunci când este necesar.
Utilizatorii de e-mail personale, în principal persoane fizice, și furnizorii de servicii de e-mail, în general întreprinderi mari de internet, nu pot contacta offline și au o diferență de statut. Prin urmare, judecătorii pot presupune că utilizatorii nu pot cere furnizorilor de servicii de e-mail să modifice e-mailurile, presupunând astfel că e-mailurile sunt foarte probabil să fie autentice.
E-mailurile din e-mailul personal gratuit vor fi, în general, salvate permanent.

În același timp, e-mailurile personale gratuite au și dezavantaje. Deoarece majoritatea adreselor de e-mail gratuite nu au nevoie de autentificare cu numele real, judecătorii nu pot determina identitatea utilizatorilor de e-mail.

II. E-mail de domeniu personalizat

E-mailul de domeniu personalizat este cel mai frecvent utilizat în activități comerciale. Utilizatorii trebuie doar să furnizeze numele de domeniu pentru a obține adresa de e-mail a domeniului de la furnizorul de servicii de e-mail personalizat, în timp ce sistemul de e-mail și datele de e-mail sunt încă salvate pe serverele furnizorului de servicii.

Furnizorii de servicii de e-mail taxează în general utilizatorii în funcție de numărul de adrese de e-mail, iar pragul său scăzut îl face ideal pentru întreprinderile mici și mijlocii.

În China, întreprinderile folosesc de obicei servicii de e-mail pentru întreprinderi furnizate de Alibaba, Tencent sau NetEase. În afara Chinei, Google Workspace și Office 365 sunt furnizori obișnuiți de servicii de e-mail.

Avantajele e-mailului de domeniu personalizat:

Serviciul de e-mail de domeniu setează în general o adresă de e-mail a domeniului și utilizatorul trebuie să încheie un contract cu furnizorul de servicii, care poate acționa ca autentificare a identității. În cazul unei dispute, expeditorul nu poate nega identitatea utilizatorului de e-mail.
Utilizatorul de e-mail și furnizorul de servicii mainstream au, de asemenea, o diferență de statut, astfel încât furnizorul de servicii de obicei nu ar coopera cu utilizatorul în manipularea datelor de e-mail. Prin urmare, judecătorii sunt înclinați să presupună autenticitatea e-mailurilor de pe serverele sale.

Dezavantajele e-mailului de domeniu personalizat:

Odată ce un utilizator nu mai reînnoiește serviciul de e-mail, furnizorul de servicii poate închide Serviciul de e-mail de domeniu și e-mailurile salvate pe serverele sale vor fi șterse.
Când un angajat pleacă, adresa sa de e-mail poate fi ștearsă, ceea ce duce la dispariția e-mailurilor sale.

III. Sistem de e-mail auto-construit

Pentru întreprinderile mari cu sute de mii de angajați, le va aduce o povară economică grea dacă vor folosi în continuare e-mailuri terțe ale întreprinderilor. Prin urmare, astfel de întreprinderi vor folosi în general propriile servere pentru a construi sisteme de e-mail. Cu alte cuvinte, întreprinderile vor furniza servicii de e-mail pentru ele însele.

Avantajele sistemului de e-mail auto-construit:

Când numărul de personal atinge un anumit nivel, sistemele de e-mail auto-construite pot economisi întreprinderilor sume uriașe de bani.
Întreprinderile dețin privilegiile administrative ale serverului sistemelor lor de e-mail auto-construite și nu trebuie să-și facă griji cu privire la scurgerile terțelor părți.

Dezavantajele sistemului de e-mail auto-construit:

Majoritatea întreprinderilor nu au aceeași capacitate de securitate a informațiilor ca și furnizorii mari de servicii de e-mail, prin urmare serverele lor de e-mail sunt probabil să fie o țintă pentru hackeri, ceea ce duce la falsificarea sau ștergerea datelor de e-mail.
Accesul la serverele de e-mail se află la cârma întreprinderilor înseși, așa că judecătorii ar suspecta că datele de e-mail salvate pe servere sunt vulnerabile la falsificare.

În rezumat, dacă este posibil să fiți implicat în procese în China, ar trebui să fiți conștient de următoarele puncte atunci când utilizați serviciile de e-mail.

1. Încercați să utilizați serviciul de e-mail de domeniu personalizat oferit de furnizori mari de servicii.

2. Păstrați numele de domeniu inițial când schimbați numele domeniului de e-mail.

3. Păstrați adresa de e-mail a personalului care pleacă pentru o perioadă de timp până la încheierea tranzacțiilor cu care se ocupă și nu va mai apărea nicio dispută.

4. Păstrați dovezile electronice înainte de a șterge adrese de e-mail sau e-mailuri importante.

5. Încercați să păstrați e-mailurile pe servere.

6. Atunci când contrapartea folosește un e-mail personal gratuit, se recomandă să îi ceară să-și dovedească identitatea în e-mailuri.

Aveți nevoie de sprijin în comerțul transfrontalier și colectarea datoriilor?
CJO GlobalEchipa lui vă poate oferi servicii de gestionare a riscurilor comerciale transfrontaliere și de colectare a datoriilor legate de China, inclusiv: 
(1) Soluționarea litigiilor comerciale
(2) Colectare de datorii
(3) Colectarea de judecăți și premii
(4) Anti-contrafacere și protecție IP
(5) Verificarea companiei și Due Diligence
(6) Elaborarea și revizuirea contractului comercial
Dacă aveți nevoie de serviciile noastre sau dacă doriți să împărtășiți povestea dvs., ne puteți contacta Manager de clienți: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Dacă doriți să știți mai multe despre CJO Global, Vă rugăm să faceți clic aici. Dacă vrei să afli mai multe despre CJO Global servicii, vă rugăm să faceți clic aici. Daca vrei sa citesti mai mult CJO Global postări, dați clic aici.