Como usar e-mails como evidência em litígios na China?

O e-mail é a principal ferramenta de comunicação nas transações internacionais. É comum, por exemplo, que muitos contratos de comércio internacional sejam celebrados, modificados, executados ou rescindidos diretamente por e-mail.

Como os e-mails registram informações essenciais sobre as transações, sempre que envolvido em uma disputa comercial internacional, é melhor saber usar os e-mails como evidência quando entrar com uma ação em um tribunal chinês.

Os tribunais chineses estão extremamente preocupados com a autenticidade de provas eletrônicas, como e-mails, pois os dados eletrônicos são suscetíveis a adulterações, o que pode levar ao envio de e-mails falsos perante os tribunais.

Os juízes chineses geralmente determinam a autenticidade dos e-mails pelo tipo de endereço de e-mail.

Zou Xiaochen, sócio da principal empresa de litígios da China, Tiantong Law Firm, resume três tipos de endereços de e-mail e seu impacto na determinação do juiz sobre a autenticidade das provas de e-mail.

I. E-mail pessoal gratuito

Os endereços de e-mail que os chineses usam com mais frequência são o e-mail QQ e o e-mail NetEase, enquanto os usuários estrangeiros preferem provedores de serviços de e-mail como Gmail, Hotmail e Yahoo.

Por exemplo, muitas vezes você descobrirá que os empresários chineses estão usando o e-mail QQ, cujos endereços contêm uma série de números com “@qq.com” como postfix

Para e-mails pessoais gratuitos, existem alguns méritos, incluindo:

O e-mail é totalmente gratuito, o que pode economizar alguns custos para startups ou indivíduos.
Os usuários de e-mail não precisam de autenticação de identidade estrita e podem registrar suas contas rapidamente quando necessário.
Usuários de e-mail pessoais, principalmente indivíduos, e provedores de serviços de e-mail, geralmente grandes empresas de Internet, não podem entrar em contato offline e têm uma disparidade de status. Portanto, os juízes podem presumir que os usuários não podem solicitar aos provedores de serviços de e-mail que modifiquem os e-mails, presumindo assim que os e-mails são muito provavelmente autênticos.
Os e-mails no e-mail gratuito pessoal geralmente serão salvos permanentemente.

Ao mesmo tempo, e-mails pessoais gratuitos também têm desvantagens. Como a maioria dos endereços de e-mail gratuitos não precisa de autenticação de nome real, os juízes não podem determinar a identidade dos usuários de e-mail.

II. E-mail de domínio personalizado

O Email de Domínio Personalizado é mais comumente usado em atividades comerciais. Os usuários só precisam fornecer seu nome de domínio para obter seu endereço de e-mail de domínio do provedor de serviços de e-mail de domínio personalizado, enquanto o sistema de e-mail e os dados de e-mail ainda são salvos nos servidores do provedor de serviços.

Os provedores de serviços de e-mail geralmente cobram dos usuários com base no número de endereços de e-mail e seu baixo limite o torna ideal para pequenas e médias empresas.

Na China, as empresas geralmente usam serviços de e-mail corporativos fornecidos pela Alibaba, Tencent ou NetEase. Fora da China, o Google Workspace e o Office 365 são provedores de serviços de e-mail comuns.

Vantagens do e-mail de domínio personalizado:

O Serviço de Email de Domínio geralmente define um Endereço de Email de Domínio e o usuário precisa concluir um contrato com o provedor de serviços, que pode atuar como autenticação de identidade. Em caso de disputa, o remetente não pode negar a identidade do usuário do e-mail.
O usuário de e-mail e o provedor de serviços principal também têm uma disparidade de status, de modo que o provedor de serviços geralmente não cooperaria com o usuário na adulteração dos dados do e-mail. Os juízes estão, portanto, inclinados a presumir a autenticidade dos e-mails em seus servidores.

Desvantagens do e-mail de domínio personalizado:

Assim que um usuário parar de renovar o serviço de e-mail, o provedor de serviços poderá encerrar o Serviço de E-mail do Domínio e os e-mails salvos em seus servidores serão excluídos.
Quando um funcionário sai, seu endereço de e-mail pode ser excluído, resultando no desaparecimento de seus e-mails.

III. Sistema de e-mail autoconstruído

Para grandes empresas com centenas de milhares de funcionários, será um fardo econômico pesado se ainda usarem e-mails corporativos de terceiros. Portanto, essas empresas geralmente usam seus próprios servidores para construir sistemas de e-mail. Em outras palavras, as empresas fornecerão serviços de e-mail para si mesmas.

Vantagens do sistema de e-mail autoconstruído:

Quando o número de funcionários atinge um certo nível, os sistemas de e-mail autoconstruídos podem economizar enormes quantias de dinheiro para as empresas.
As empresas detêm os privilégios administrativos do servidor de seus sistemas de e-mail autoconstruídos e não precisam se preocupar com vazamentos de terceiros.

Desvantagens do sistema de e-mail auto-construído:

A maioria das empresas não tem o mesmo recurso de segurança da informação que os grandes provedores de serviços de e-mail, portanto, seus servidores de e-mail provavelmente serão alvos de hackers, resultando na adulteração ou exclusão de dados de e-mail.
O acesso aos servidores de e-mail está no comando das próprias empresas, então os juízes suspeitariam que os dados de e-mail salvos nos servidores são vulneráveis a adulterações.

Em resumo, se você provavelmente se envolver em ações judiciais na China, deve estar ciente dos seguintes pontos ao usar serviços de e-mail.

1. Tente usar o serviço de email de domínio personalizado fornecido por grandes provedores de serviços.

2. Mantenha o nome de domínio original ao alterar o nome de domínio de e-mail.

3. Retenha o endereço de e-mail do pessoal de partida por um período de tempo até que as transações com as quais ele lida sejam concluídas e nenhuma outra disputa surja.

4. Preserve evidências eletrônicas antes de excluir endereços de e-mail ou e-mails importantes.

5. Tente manter os e-mails nos servidores.

6. Quando a contraparte utilizar um e-mail pessoal gratuito, aconselha-se a solicitar a comprovação da sua identidade nos e-mails.

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