Jak używać wiadomości e-mail jako dowodu w postępowaniu sądowym w Chinach?

Poczta elektroniczna jest głównym narzędziem komunikacji w transakcjach transgranicznych. Powszechne jest na przykład zawieranie, modyfikowanie, wykonywanie lub rozwiązywanie wielu międzynarodowych umów handlowych bezpośrednio za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Ponieważ wiadomości e-mail rejestrują podstawowe informacje o transakcjach, w przypadku zaangażowania w międzynarodowy spór handlowy, lepiej wiedzieć, jak wykorzystać wiadomości e-mail jako dowód, gdy złożenie pozwu w chińskim sądzie.

Chińskie sądy są bardzo zaniepokojone autentycznością dowodów elektronicznych, takich jak wiadomości e-mail, ponieważ dane elektroniczne są podatne na manipulacje, co może prowadzić do przesyłania fałszywych wiadomości e-mail do sądów.

Chińscy sędziowie zwykle określają autentyczność e-maili na podstawie rodzaju adresu e-mail.

Zou Xiaochen, partner wiodącej chińskiej firmy procesowej, Tiantong Law Firm, podsumowuje trzy rodzaje adresów e-mail i ich wpływ na ocenę przez sędziego autentyczności dowodów e-mailowych.

I. Bezpłatny osobisty e-mail

Adresy e-mail, z których Chińczycy najczęściej korzystają, to QQ email i NetEase email, podczas gdy zagraniczni użytkownicy preferują dostawców usług pocztowych, takich jak Gmail, Hotmail i Yahoo.

Na przykład często można zauważyć, że chińscy biznesmeni używają e-maili QQ, których adresy zawierają ciąg cyfr z „@qq.com” jako przyrostek

W przypadku bezpłatnych osobistych wiadomości e-mail jest kilka zalet, w tym:

E-mail jest całkowicie darmowy, co pozwala zaoszczędzić pewne koszty dla startupów lub osób fizycznych.
Użytkownicy poczty e-mail nie potrzebują ścisłego uwierzytelniania tożsamości i mogą w razie potrzeby szybko zarejestrować swoje konta.
Prywatni użytkownicy poczty e-mail, głównie osoby fizyczne, oraz dostawcy usług poczty e-mail, na ogół duże przedsiębiorstwa internetowe, nie mogą kontaktować się w trybie offline i mają różny status. W związku z tym sędziowie mogą domniemywać, że użytkownicy nie są w stanie poprosić dostawców usług poczty elektronicznej o modyfikację wiadomości e-mail, co oznacza, że istnieje duże prawdopodobieństwo, że wiadomości e-mail są autentyczne.
E-maile w osobistym bezpłatnym e-mailu są zazwyczaj zapisywane na stałe.

Jednocześnie bezpłatne osobiste e-maile mają również wady. Ponieważ większość bezpłatnych adresów e-mail nie wymaga uwierzytelniania przy użyciu prawdziwego nazwiska, sędziowie nie mogą określić tożsamości użytkowników poczty e-mail.

II. Niestandardowy adres e-mail domeny

Adres e-mail w domenie niestandardowej jest najczęściej używany w działalności komercyjnej. Użytkownicy muszą jedynie podać nazwę swojej domeny, aby uzyskać swój adres e-mail domeny od dostawcy usługi poczty e-mail w domenie niestandardowej, podczas gdy system poczty e-mail i dane poczty e-mail są nadal zapisywane na serwerach usługodawcy.

Dostawcy usług poczty e-mail zazwyczaj pobierają opłaty od użytkowników na podstawie liczby adresów e-mail, a niski próg sprawia, że jest to idealne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw.

W Chinach przedsiębiorstwa zwykle korzystają z firmowych usług poczty e-mail świadczonych przez Alibaba, Tencent lub NetEase. Poza Chinami Google Workspace i Office 365 są powszechnymi dostawcami usług e-mail.

Zalety niestandardowego adresu e-mail domeny:

Usługa e-mail domeny zazwyczaj ustawia adres e-mail domeny, a użytkownik musi zawrzeć umowę z dostawcą usług, która może działać jako uwierzytelnianie tożsamości. W przypadku sporu nadawca nie może zaprzeczyć tożsamości użytkownika poczty e-mail.
Użytkownik poczty e-mail i dostawca usług głównego nurtu również mają różny status, więc usługodawca zwykle nie współpracowałby z użytkownikiem w zakresie manipulowania danymi poczty e-mail. Sędziowie są zatem skłonni zakładać autentyczność wiadomości e-mail na jej serwerach.

Wady adresu e-mail w domenie niestandardowej:

Gdy użytkownik przestanie odnawiać usługę poczty e-mail, usługodawca może zamknąć usługę poczty domenowej, a wiadomości e-mail zapisane na jego serwerach zostaną usunięte.
Kiedy pracownik odchodzi, jego adres e-mail może zostać usunięty, co spowoduje zniknięcie jego e-maili.

III. Własny system poczty e-mail

W przypadku dużych przedsiębiorstw zatrudniających setki tysięcy pracowników, jeśli nadal będą korzystać z firmowych wiadomości e-mail od firm trzecich, będzie to stanowiło dla nich duże obciążenie ekonomiczne. Dlatego takie przedsiębiorstwa będą na ogół wykorzystywać własne serwery do tworzenia systemów poczty e-mail. Innymi słowy, przedsiębiorstwa będą same świadczyć usługi poczty elektronicznej.

Zalety samodzielnie zbudowanego systemu poczty e-mail:

Gdy liczba pracowników osiągnie określony poziom, samodzielnie zbudowane systemy poczty elektronicznej mogą zaoszczędzić przedsiębiorstwom ogromne sumy pieniędzy.
Przedsiębiorstwa posiadają uprawnienia administracyjne do serwerów własnych systemów poczty e-mail i nie muszą się martwić o wycieki stron trzecich.

Wady samodzielnie zbudowanego systemu poczty e-mail:

Większość przedsiębiorstw nie dysponuje takimi samymi zabezpieczeniami informacji, jak duzi dostawcy usług poczty e-mail, dlatego ich serwery poczty e-mail mogą być celem hakerów, co skutkuje manipulacją lub usunięciem danych poczty e-mail.
Dostęp do serwerów e-mail leży u steru samych przedsiębiorstw, więc sędziowie podejrzewają, że dane e-mail zapisane na serwerach są podatne na manipulacje.

Podsumowując, jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że zostaniesz uwikłany w procesy sądowe w Chinach, podczas korzystania z usług poczty e-mail powinieneś zdawać sobie sprawę z poniższych punktów.

1. Spróbuj skorzystać z usługi e-mail w domenie niestandardowej dostarczanej przez dużych dostawców usług.

2. Zachowaj oryginalną nazwę domeny podczas zmiany nazwy domeny poczty e-mail.

3. Zachowaj adres e-mail odchodzącego personelu przez pewien czas do czasu zakończenia transakcji, którymi się zajmuje i do czasu, gdy nie dojdzie do dalszych sporów.

4. Zachowaj dowody elektroniczne przed usunięciem ważnych adresów e-mail lub wiadomości e-mail.

5. Staraj się trzymać e-maile na serwerach.

6. Gdy kontrahent korzysta z bezpłatnego osobistego adresu e-mail, zaleca się poprosić go o potwierdzenie swojej tożsamości w wiadomościach e-mail.

Potrzebujesz wsparcia w handlu transgranicznym i windykacji należności?
CJO GlobalZespół 's może zapewnić Państwu usługi zarządzania ryzykiem handlu transgranicznego i windykacji związane z Chinami, w tym: 
(1) Rozstrzyganie sporów handlowych
(2) Windykacja
(3) Kolekcja wyroków i nagród
(4) Ochrona przed podrabianiem i IP
(5) Weryfikacja firmy i należyta staranność
(6) Sporządzanie i przegląd umów handlowych
Jeśli potrzebujesz naszych usług lub chcesz podzielić się swoją historią, możesz skontaktować się z naszym Menedżer Klienta: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Jeśli chcesz wiedzieć więcej o CJO Global, Proszę kliknąć tutaj. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o CJO Global usługi, proszę kliknąć tutaj. Jeśli chcesz przeczytać więcej CJO Global posty, proszę kliknąć tutaj.