Hvordan bruke e-post som bevis i rettssaker i Kina?

E-post er det viktigste kommunikasjonsverktøyet i grenseoverskridende transaksjoner. Det er for eksempel vanlig at mange internasjonale handelskontrakter inngås, endres, utføres eller sies opp direkte via e-post.

Ettersom e-poster registrerer kjerneinformasjon om transaksjoner, når de er involvert i en internasjonal kommersiell tvist, hadde man bedre vite hvordan man bruker e-post som bevis når søksmål til en kinesisk domstol.

De kinesiske domstolene er ekstremt bekymret for ektheten til elektroniske bevis som e-post, ettersom elektroniske data er utsatt for tukling, noe som kan føre til at forfalskede e-poster sendes inn for domstolene.

Kinesiske dommere bestemmer vanligvis ektheten til e-poster ut fra typen e-postadresse.

Zou Xiaochen, en partner i Kinas ledende søksmålsfirma, Tiantong Law Firm, oppsummerer tre typer e-postadresser og deres innvirkning på dommerens avgjørelse av ektheten til e-postbevis.

I. Gratis personlig e-post

E-postadresser som kinesere oftest bruker er QQ-e-post og NetEase-e-post, mens utenlandske brukere foretrekker e-postleverandører som Gmail, Hotmail og Yahoo.

For eksempel vil du ofte oppdage at kinesiske forretningsmenn bruker QQ e-post, adressene som inneholder en rekke tall med "@qq.com" som postfix

For gratis personlige e-poster er det et par fordeler, inkludert:

E-posten er helt gratis, noe som kan spare visse kostnader for oppstart eller enkeltpersoner.
E-postbrukere trenger ikke streng identitetsautentisering og kan raskt registrere kontoene sine ved behov.
Personlige e-postbrukere, for det meste enkeltpersoner, og e-posttjenesteleverandører, vanligvis store Internett-bedrifter, kan ikke kontakte offline og har en forskjell i status. Derfor kan dommere anta at brukerne ikke er i stand til å be e-posttjenesteleverandørene om å endre e-postene, og dermed anta at e-postene med stor sannsynlighet er autentiske.
E-postene i den personlige gratis e-posten vil vanligvis lagres permanent.

Samtidig har gratis personlige e-poster også ulemper. Siden de fleste gratis e-postadresser ikke trenger autentisering med ekte navn, kan ikke dommere fastslå identiteten til e-postbrukere.

II. Egendefinert domene-e-post

Custom Domain Email er mest brukt i kommersielle aktiviteter. Brukere trenger bare å oppgi domenenavnet sitt for å få domene-e-postadressen fra leverandøren av Custom Domain Email-tjenesten, mens e-postsystemet og e-postdata fortsatt er lagret på tjenesteleverandørens servere.

E-posttjenesteleverandører tar vanligvis betalt for brukere basert på antall e-postadresser, og den lave terskelen gjør den ideell for små og mellomstore bedrifter.

I Kina bruker bedrifter vanligvis e-posttjenester for bedrifter levert av Alibaba, Tencent eller NetEase. Utenfor Kina er Google Workspace og Office 365 vanlige leverandører av e-posttjenester.

Fordeler med tilpasset domene-e-post:

Domene-e-posttjeneste angir vanligvis en domene-e-postadresse, og brukeren må inngå en kontrakt med tjenesteleverandøren, som kan fungere som identitetsautentisering. Ved tvist kan ikke avsenderen nekte e-postbrukerens identitet.
E-postbrukeren og den vanlige tjenesteleverandøren har også ulik status, så tjenesteleverandøren vil vanligvis ikke samarbeide med brukeren for å tukle med e-postdataene. Dommerne er derfor tilbøyelige til å anta ektheten til e-postene på deres servere.

Ulemper med tilpasset domene-e-post:

Når en bruker slutter å fornye e-posttjenesten, kan tjenesteleverandøren stenge domene-e-posttjenesten og e-postene som er lagret på serverne vil bli slettet.
Når en ansatt slutter, kan hans eller hennes e-postadresse bli slettet, noe som resulterer i at hans eller hennes e-poster forsvinner.

III. Egenbygd e-postsystem

For store bedrifter med hundretusenvis av ansatte vil det medføre en tung økonomisk byrde for dem hvis de fortsatt bruker tredjeparts bedrifts-e-post. Derfor vil slike virksomheter generelt bruke sine egne servere til å bygge e-postsystemer. Med andre ord vil bedrifter tilby e-posttjenester for seg selv.

Fordeler med selvbygd e-postsystem:

Når antallet ansatte når et visst nivå, kan selvbygde e-postsystemer spare bedrifter for store mengder penger.
Bedrifter innehar serveradministratorrettighetene til sine selvbygde e-postsystemer og trenger ikke å bekymre seg for tredjepartslekkasjer.

Ulemper med selvbygd e-postsystem:

De fleste bedrifter har ikke den samme informasjonssikkerhetsevnen som store e-posttjenesteleverandører, derfor vil e-postserverne deres sannsynligvis være et mål for hackere, noe som resulterer i tukling eller sletting av e-postdata.
Tilgang til e-postserverne er ved roret til bedriftene selv, så dommerne mistenker at e-postdataene som er lagret på serverne er sårbare for tukling.

Oppsummert, hvis du sannsynligvis vil bli involvert i søksmål i Kina, bør du være klar over følgende punkter når du bruker e-posttjenester.

1. Prøv å bruke Custom Domain Email-tjenesten levert av store tjenesteleverandører.

2. Behold det opprinnelige domenenavnet når du endrer e-postdomenenavnet.

3. Ta vare på e-postadressen til det avgående personalet i en periode til transaksjonene han eller hun behandler er avsluttet og det ikke vil oppstå ytterligere tvist.

4. Ta vare på elektronisk bevis før du sletter viktige e-postadresser eller e-poster.

5. Prøv å holde e-post på serverne.

6. Når motparten bruker en gratis personlig e-post, anbefales det å be den om å bevise sin identitet i e-poster.

Trenger du støtte i grensehandel og inkasso?
CJO Globalteamet kan gi deg Kina-relaterte grenseoverskridende handelsrisikostyring og inkassotjenester, inkludert: 
(1) Løsning av handelstvister
(2) Inkasso
(3) Dommer og prissamling
(4) Anti-forfalskning og IP-beskyttelse
(5) Bedriftsverifisering og due diligence
(6) Utforming og gjennomgang av handelskontrakter
Hvis du trenger våre tjenester, eller hvis du ønsker å dele historien din, kan du kontakte vår Kundeansvarlig: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Hvis du vil vite mer om CJO Global, Kan du klikke her.. Hvis du vil vite mer om CJO Global tjenester, vennligst klikk her.. Hvis du ønsker å lese mer CJO Global innlegg, vennligst klikk her..