Zes tips voor incassogesprekken in China

Het is niet eenvoudig om betaling van de debiteur te eisen, hetzij om de koper te vragen de goederen te betalen, hetzij om de leverancier te vragen het geld terug te geven (in geval van een mislukte transactie).

Als uw Chinese debiteur de Engelse taal machtig is, raden wij u aan hem/haar eerst te bellen om het geld te innen.

De persoon aan de telefoon heeft namelijk niet zoveel tijd om na te denken als in een e-mail- of instant messaging-applicatie zoals Wechat en Whatsapp, waardoor het makkelijker wordt om preciezere toezeggingen of meer informatie van de debiteur te krijgen.

Hier zijn zes tips voor succesvollere incassogesprekken van onze incasso-experts.

1. Wees van tevoren voorbereid

Zorg ervoor dat u weet met wie u belt. Wat is zijn/haar relatie met de debiteur? Kan hij namens de schuldenaar beslissingen nemen?

Daarnaast moet u ervoor zorgen dat u alle feiten en details over de schuld kent:

(1) het exacte verschuldigde bedrag;

(2) de voorwaarden of data van betaling/terugbetaling;

(3) de redenen waarom u denkt dat aan de voorwaarden voor betaling/terugbetaling is voldaan;

(4) het gekochte product of dienst; en

(5) de verbintenis van de andere partij die reeds in de laatste communicatie is aangegaan.

2. Wees klaar om met excuses om te gaan

Wanneer u de debiteur belt, kunt u verschillende excuses van de debiteur verwachten waarom de betaling nog niet is ontvangen.

Soms is uw debiteur eerlijk, maar in veel gevallen gebruiken uw debiteuren deze excuses gewoon om op tijd te blijven betalen of zelfs om geen cent te betalen.

U moet de andere partij duidelijk maken dat u niet verplicht bent om hun excuses te accepteren. Op basis hiervan kunt u beginnen te onderhandelen en een compromis te overwegen.

3. Documenteer alles

Documenteer alles wat u met uw debiteur bespreekt. Maak aan het einde van het gesprek een korte samenvatting van alle besproken onderwerpen en stuur een e-mail met al deze punten naar uw debiteur.

Zorg ervoor dat de andere partij de e-mail ter bevestiging beantwoordt.

In veel gevallen wordt een dergelijke registratie beschouwd als een aanvulling op de voorwaarden van het contract.

4. Spreek professioneel en positief

Ook als u zich ergert aan de wanbetaling van uw debiteur, toon dan altijd een vriendelijke en positieve houding naar uw klant. Op geen enkel moment mag je je kalmte verliezen. Het helpt u om controle te krijgen over uw communicatie.

5. Stel open vragen

Daarnaast kunt u open vragen stellen aan uw debiteur, zodat u meer informatie krijgt over de redenen van wanbetaling. Met deze vragen krijgt u waarschijnlijk meer informatie over de situatie van de debiteur.

Het helpt u te bepalen of de excuses van de schuldenaar waarheidsgetrouw zijn en of u een compromis moet sluiten of door moet gaan.

6. Maak duidelijke afspraken

Maak in het gesprek met uw debiteur duidelijke afspraken over de betaling. Stuur deze afspraken per e-mail naar uw debiteur en laat uw debiteur deze afspraken bevestigen.

Betaalt uw debiteur na uw telefoontje nog steeds niet? Onze lokale incassobureaus en advocaten in China kunnen u helpen door in het Chinees met uw debiteur te communiceren, op een voor de debiteur bekende toon.

---

Heeft u ondersteuning nodig bij grensoverschrijdende handel en incasso?
CJO Global's team kan u China-gerelateerd grensoverschrijdend handelsrisicobeheer en incassodiensten bieden, waaronder: 
(1) Beslechting van handelsgeschillen
(2) Incasso
(3) Beoordelingen en onderscheidingen collectie
(4) Anti-namaak en IP-bescherming
(5) Bedrijfsverificatie en due diligence
(6) Opstellen en beoordelen van handelscontracten
Als u onze diensten nodig heeft, of uw verhaal wilt delen, kunt u contact opnemen met onze Klanten manager: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Als u meer wilt weten over CJO Global, Klik dan hier. Als je meer wilt weten over CJO Global diensten, klik a.u.b. op hier. Als je meer wilt lezen CJO Global berichten, klik a.u.b. hier.

---

Foto door Clay Banken on Unsplash