Een contract uitvoeren met een Chinees bedrijf: hoe het juridisch effectief te maken in China?

U moet het stempel van het Chinese bedrijf op het contract hebben en de wettelijke vertegenwoordiger hierop laten ondertekenen.

Het komt vaak voor dat nadat u een contract met uw Chinese leverancier hebt ondertekend, de leverancier de goederen niet levert of de goederen niet aan de vereiste normen voldoen. Dan dien je een klacht in bij het bevoegde marktreguleringsbureau in China of span je een rechtszaak aan bij een Chinese rechtbank.

China's bevoegde marktreguleringsbureau of de Chinese rechtbank zal, na het lezen van uw contract, waarschijnlijk zeggen: "Het spijt ons, maar we kunnen niet bevestigen dat het contract is gesloten door de leverancier omdat het niet is gesloten met het officiële bedrijfszegel van de leverancier of de handtekening van zijn wettelijke vertegenwoordiger.”

Waarom gebeurt dit?

Omdat een bedrijf in China, om formeel aan te geven dat het een contract wil accepteren, dit op de volgende manieren moet doen:

(1) hij brengt het officiële bedrijfszegel op het contract aan; en

(2) zijn wettelijke vertegenwoordiger kan het contract ook beter ondertekenen.

Als u een contract aangaat met een Chinees bedrijf dat u wenst in werking te laten treden volgens de Chinese wetgeving, kunt u beter eisen dat het bedrijf de bovenstaande middelen overneemt.

Zoals vermeld door IP Australia, de Australische overheidsinstantie, in haar artikel "Contracts in China" [ https://www.ipaustralia.gov.au/understanding-ip/taking-your-ip-global/ip-protection-china /contracten-voor-china], op de website:

“De persoon die namens het Chinese bedrijf ondertekent, moet de vermelde wettelijke vertegenwoordiger zijn, of een andere persoon die bevoegd is om namens het bedrijf op te treden. Bovendien moet het Chinese bedrijf het contract afstempelen met zijn officiële bedrijfszegel. Zowel handtekening als zegel hebben is de veiligste manier om het contract uit te voeren.”

Laat het me meer in detail uitleggen.

Inhoudsopgave

1. Afstempelen met het zegel is de meest gebruikelijke manier voor Chinese bedrijven om een contract af te sluiten.

(1) Stempelen met het zegel valideert het contract

In China is het officiële bedrijfszegel een symbool van de macht van het bedrijfsleven. Alles wat is afgestempeld met het officiële bedrijfszegel, wordt beschouwd als namens het bedrijf.

De persoon die het recht heeft om het officiële bedrijfszegel te gebruiken, is de feitelijke verwerkingsverantwoordelijke van het bedrijf. Als de persoon die namens een Chinees bedrijf met u onderhandelt er niet in slaagt de controller van het bedrijf het contract met het officiële bedrijfszegel te laten afstempelen, dan is het hoogst onwaarschijnlijk dat hij/zij het bedrijf vertegenwoordigt.

Dus als u zaken gaat doen met een Chinees bedrijf, moet het contract worden afgestempeld met het officiële bedrijfszegel. Op deze manier zullen de Chinese rechtbank en wetshandhavingsinstanties erkennen dat het contract door het genoemde bedrijf is gesloten.

(2) Hoe zien Chinese bedrijfszegels eruit?

Over het algemeen heeft een Chinees bedrijf verschillende zegels, waaronder het officiële bedrijfszegel, het contractzegel, het financiële zegel en het factuurzegel (fapiao), enz.

Onder hen heeft het officiële bedrijfszegel de hoogste macht, net als de heer van de ringen, die meestal bij elke gelegenheid kan worden gebruikt. Het contractzegel wordt alleen gebruikt om het contract aan te brengen. Het financiële zegel en het factuurzegel worden voornamelijk gebruikt in de transacties tussen Chinese bedrijven en banken en belastingbureaus, die meestal niet op de contracten worden aangebracht.

Het officiële bedrijfszegel van een Chinees bedrijf is rond en de markering op het document is rood. In het midden van de cirkel staat een vijfpuntige ster. Binnen in de cirkel staat een reeks Chinese karakters boven de vijfpuntige ster, de volledige geregistreerde Chinese naam van het bedrijf. Onder de woorden staat een reeks cijfers en letters (18 tekens in totaal), de uniforme kredietcode van het bedrijf.

Het volgende is een voorbeeld:

Het heeft daarom een extra voordeel om het Chinese bedrijf te laten stempelen: je krijgt mogelijk de volledige Chinese naam van het Chinese bedrijf. Alsjeblieft zie onze vorige post waarom u de Chinese naam van het Chinese bedrijf zou moeten krijgen.

(3) Kan het bedrijfszegel van het Chinese bedrijf vals zijn?

In China is het zeer onwaarschijnlijk dat dit gebeurt. Want in China staat het maken van officiële bedrijfszegels onder toezicht van de politie. Het zou een misdaad zijn voor iedereen om het bedrijf zonder toestemming te laten verzegelen, en in de ernstigste gevallen kan hij/zij worden veroordeeld tot 10 jaar gevangenisstraf.

Het officiële bedrijfszegel van een Chinees bedrijf kan alleen worden afgegeven door een instelling die is aangewezen door het bureau voor openbare veiligheid (dwz een politiebureau), en moet worden gedeponeerd bij het bureau voor openbare veiligheid voor registratie. Het zegel is gemaakt met anti-namaaklabels die zijn verstrekt door het openbare veiligheidsbureau, zodat het openbare veiligheidsbureau kan vaststellen of het zegel echt is.

De meeste zakenlieden in China zijn zich ervan bewust dat het vervalsen van een officieel bedrijfszegel een misdaad is. Het kan echter niet worden uitgesloten dat sommige Chinese bedrijven misbruik maken van de onwetendheid van buitenlandse bedrijven en valse zegels gebruiken bij grensoverschrijdende transacties. Daarom is het toch raadzaam om de postzegel te laten onderzoeken.

2. De handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger valideert het contract

In China zijn bedrijven verplicht om in hun registratiegegevens een persoon aan te wijzen die het bedrijf kan vertegenwoordigen. Gedurende de periode dat genoemde persoon als wettelijk vertegenwoordiger van de vennootschap is geregistreerd, mag de persoon in het kader van zijn functie op enigerlei wijze namens de vennootschap optreden.

Daarom is het contract dat namens het bedrijf is ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger ook geldig.

In theorie kan ofwel het officiële bedrijfszegel ofwel de handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger het contract geldig maken. We weten echter niet of iemand zich zal voordoen als de wettelijke vertegenwoordiger om te ondertekenen.

Daarom raden we ten zeerste aan om naast de handtekening ook het officiële bedrijfszegel aan te brengen, omdat het moeilijker is om een officieel zegel te vervalsen.

Kortom, de handtekening van de wettelijke vertegenwoordiger is niet per se vereist, maar het bedrijfszegel wel.

Heeft u ondersteuning nodig bij grensoverschrijdende handel en incasso?
CJO Global's team kan u China-gerelateerd grensoverschrijdend handelsrisicobeheer en incassodiensten bieden, waaronder: 
(1) Beslechting van handelsgeschillen
(2) Incasso
(3) Beoordelingen en onderscheidingen collectie
(4) Anti-namaak en IP-bescherming
(5) Bedrijfsverificatie en due diligence
(6) Opstellen en beoordelen van handelscontracten
Als u onze diensten nodig heeft, of uw verhaal wilt delen, kunt u contact opnemen met onze Klanten manager: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Als u meer wilt weten over CJO Global, Klik dan hier. Als je meer wilt weten over CJO Global diensten, klik a.u.b. op hier. Als je meer wilt lezen CJO Global berichten, klik a.u.b. hier.