Come utilizzare le e-mail come prova nel contenzioso in Cina?

L'e-mail è il principale strumento di comunicazione nelle transazioni transfrontaliere. È comune, ad esempio, che molti contratti commerciali internazionali vengano conclusi, modificati, eseguiti o risolti direttamente tramite e-mail.

Poiché le e-mail registrano le informazioni principali sulle transazioni, ogni volta che sono coinvolte in una controversia commerciale internazionale, è meglio sapere come utilizzare le e-mail come prova quando intentare una causa presso un tribunale cinese.

I tribunali cinesi sono estremamente preoccupati per l'autenticità delle prove elettroniche come le e-mail, poiché i dati elettronici sono suscettibili di manomissione, il che può portare alla presentazione di e-mail contraffatte davanti ai tribunali.

I giudici cinesi di solito determinano l'autenticità delle e-mail in base al tipo di indirizzo e-mail.

Zou Xiaochen, partner della principale società cinese di contenzioso legale, Tiantong Law Firm, riassume tre tipi di indirizzi e-mail e il loro impatto sulla determinazione del giudice dell'autenticità delle prove e-mail.

I. Email personale gratuita

Gli indirizzi e-mail che i cinesi utilizzano più comunemente sono l'e-mail QQ e l'e-mail NetEase, mentre gli utenti stranieri preferiscono fornitori di servizi di posta elettronica come Gmail, Hotmail e Yahoo.

Ad esempio, scoprirai spesso che gli uomini d'affari cinesi utilizzano l'e-mail QQ, i cui indirizzi contengono una serie di numeri con “@qq.com” come suffisso

Per le email personali gratuite, ci sono un paio di pregi, tra cui:

L'e-mail è completamente gratuita, il che può far risparmiare alcuni costi per startup o individui.
Gli utenti di posta elettronica non necessitano di una rigorosa autenticazione dell'identità e possono registrare rapidamente i propri account quando necessario.
Gli utenti di posta elettronica personali, per lo più individui, e i fornitori di servizi di posta elettronica, generalmente grandi aziende Internet, non possono contattare offline e hanno una disparità di stato. Pertanto, i giudici possono presumere che gli utenti non siano in grado di chiedere ai fornitori di servizi di posta elettronica di modificare le e-mail, presumendo quindi che sia molto probabile che le e-mail siano autentiche.
Le e-mail nell'e-mail gratuita personale verranno generalmente salvate in modo permanente.

Allo stesso tempo, le email personali gratuite hanno anche degli aspetti negativi. Poiché la maggior parte degli indirizzi e-mail gratuiti non richiede l'autenticazione del nome reale, i giudici non possono determinare l'identità degli utenti di posta elettronica.

II. Email di dominio personalizzata

L'e-mail di dominio personalizzata è più comunemente utilizzata nelle attività commerciali. Gli utenti devono solo fornire il proprio nome di dominio per ottenere il proprio indirizzo e-mail di dominio dal provider di servizi e-mail di dominio personalizzato, mentre il sistema e-mail ei dati e-mail vengono ancora salvati sui server del provider di servizi.

I fornitori di servizi di posta elettronica generalmente addebitano agli utenti in base al numero di indirizzi e-mail e la sua soglia bassa lo rende ideale per le piccole e medie imprese.

In Cina, le aziende utilizzano solitamente i servizi di posta elettronica aziendali forniti da Alibaba, Tencent o NetEase. Al di fuori della Cina, Google Workspace e Office 365 sono comuni fornitori di servizi di posta elettronica.

Vantaggi dell'e-mail di dominio personalizzato:

Il servizio di posta elettronica di dominio generalmente imposta un indirizzo di posta elettronica di dominio e l'utente deve concludere un contratto con il fornitore di servizi, che può fungere da autenticazione dell'identità. In caso di contestazione, il mittente non può negare l'identità dell'utente di posta elettronica.
Anche l'utente di posta elettronica e il fornitore di servizi principale hanno una disparità di stato, quindi il fornitore di servizi di solito non coopererebbe con l'utente per manomettere i dati di posta elettronica. I giudici sono quindi propensi a presumere l'autenticità delle email sui suoi server.

Svantaggi dell'e-mail di dominio personalizzato:

Una volta che un utente interrompe il rinnovo del servizio di posta elettronica, il fornitore di servizi può chiudere il servizio di posta elettronica di dominio e le e-mail salvate sui suoi server verranno eliminate.
Quando un dipendente lascia, il suo indirizzo e-mail potrebbe essere cancellato, con la conseguenza che le sue e-mail scompaiono.

III. Sistema di posta elettronica autocostruito

Per le grandi aziende con centinaia di migliaia di dipendenti, se continuano a utilizzare e-mail aziendali di terze parti, comporterà un pesante onere economico per loro. Pertanto, tali aziende utilizzeranno generalmente i propri server per creare sistemi di posta elettronica. In altre parole, le aziende forniranno servizi di posta elettronica per se stesse.

Vantaggi del sistema di posta elettronica autocostruito:

Quando il numero del personale raggiunge un certo livello, i sistemi di posta elettronica autocostruiti possono far risparmiare alle aziende enormi quantità di denaro.
Le aziende detengono i privilegi di amministrazione del server dei loro sistemi di posta elettronica autocostruiti e non devono preoccuparsi di perdite di dati di terze parti.

Svantaggi del sistema di posta elettronica autocostruito:

La maggior parte delle aziende non dispone delle stesse capacità di sicurezza delle informazioni dei grandi fornitori di servizi di posta elettronica, pertanto è probabile che i loro server di posta elettronica diventino un bersaglio per gli hacker, con conseguente manomissione o cancellazione dei dati di posta elettronica.
L'accesso ai server di posta elettronica è al timone delle imprese stesse, quindi i giudici sospetterebbero che i dati di posta elettronica salvati sui server siano vulnerabili alla manomissione.

In sintesi, se è probabile che tu sia coinvolto in cause legali in Cina, dovresti essere consapevole dei seguenti punti quando utilizzi i servizi di posta elettronica.

1. Prova a utilizzare il servizio di posta elettronica di dominio personalizzato fornito da grandi fornitori di servizi.

2. Conservare il nome di dominio originale quando si modifica il nome di dominio di posta elettronica.

3. Conservare l'indirizzo e-mail del personale in partenza per un periodo di tempo fino alla conclusione delle transazioni di cui si occupa e non insorgono ulteriori contestazioni.

4. Conserva le prove elettroniche prima di eliminare indirizzi e-mail o e-mail importanti.

5. Cerca di mantenere le email sui server.

6. Quando la controparte utilizza un'e-mail personale gratuita, si consiglia di chiederle di dimostrare la propria identità nelle e-mail.

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