Bagaimana Menggunakan Email sebagai Bukti dalam Litigasi di China?

Email adalah alat komunikasi utama dalam transaksi lintas batas. Misalnya, banyak kontrak perdagangan internasional yang dibuat, diubah, dilaksanakan, atau diakhiri secara langsung melalui email adalah hal yang umum.

Karena email mencatat informasi inti tentang transaksi, setiap kali terlibat dalam sengketa komersial internasional, orang sebaiknya mengetahui cara menggunakan email sebagai bukti saat mengajukan gugatan ke pengadilan Tiongkok.

Pengadilan Tiongkok sangat memperhatikan keaslian bukti elektronik seperti email, karena data elektronik rentan terhadap gangguan, yang dapat menyebabkan email palsu diajukan ke pengadilan.

Hakim Cina biasanya menentukan keaslian email berdasarkan jenis alamat email.

Zou Xiaochen, mitra di firma litigasi terkemuka China, Firma Hukum Tiantong, merangkum tiga jenis alamat email dan dampaknya terhadap keputusan hakim tentang keaslian bukti email.

I. Email pribadi gratis

Alamat email yang paling umum digunakan orang Cina adalah email QQ dan email NetEase, sedangkan pengguna di luar negeri lebih memilih penyedia layanan email seperti Gmail, Hotmail, dan Yahoo.

Misalnya, Anda akan sering menemukan bahwa pengusaha Cina menggunakan email QQ, yang alamatnya berisi serangkaian angka dengan “@qq.com” sebagai postfix

Untuk email pribadi gratis, ada beberapa manfaat, termasuk:

Email ini sepenuhnya gratis, yang dapat menghemat biaya tertentu untuk pemula atau individu.
Pengguna email tidak memerlukan otentikasi identitas yang ketat dan dapat dengan cepat mendaftarkan akun mereka saat dibutuhkan.
Pengguna email pribadi, sebagian besar individu, dan penyedia layanan email, umumnya perusahaan Internet besar, tidak dapat menghubungi secara offline dan memiliki perbedaan status. Oleh karena itu, hakim dapat menganggap bahwa pengguna tidak dapat meminta penyedia layanan email untuk mengubah email, sehingga menganggap bahwa email tersebut sangat mungkin asli.
Email dalam email pribadi gratis umumnya akan disimpan secara permanen.

Pada saat yang sama, email pribadi gratis juga memiliki kelemahan. Karena sebagian besar alamat email gratis tidak memerlukan otentikasi nama asli, juri tidak dapat menentukan identitas pengguna email.

II. Email domain khusus

Email Domain Kustom paling sering digunakan dalam kegiatan komersial. Pengguna hanya perlu memberikan nama domain untuk mendapatkan Alamat Email Domain dari penyedia layanan Email Domain Khusus, sedangkan sistem email dan data email masih tersimpan di server penyedia layanan.

Penyedia layanan email umumnya membebankan biaya kepada pengguna berdasarkan jumlah alamat email dan ambang batasnya yang rendah membuatnya ideal untuk usaha kecil dan menengah.

Di Cina, perusahaan biasanya menggunakan layanan email perusahaan yang disediakan oleh Alibaba, Tencent, atau NetEase. Di luar China, Google Workspace dan Office 365 adalah penyedia layanan email umum.

Keuntungan dari Email Domain Khusus：

Layanan Email Domain umumnya menetapkan Alamat Email Domain dan pengguna harus membuat kontrak dengan penyedia layanan, yang dapat bertindak sebagai otentikasi identitas. Jika terjadi perselisihan, pengirim tidak dapat menyangkal identitas pengguna email.
Pengguna email dan penyedia layanan utama juga memiliki perbedaan status, sehingga penyedia layanan biasanya tidak akan bekerja sama dengan pengguna dalam merusak data email. Oleh karena itu, juri cenderung menganggap keaslian email di servernya.

Kekurangan Email Domain Khusus:

Setelah pengguna berhenti memperbarui layanan email, penyedia layanan dapat mematikan Layanan Email Domain dan email yang disimpan di servernya akan dihapus.
Ketika seorang karyawan pergi, alamat emailnya dapat dihapus, sehingga emailnya hilang.

AKU AKU AKU. Sistem email yang dibuat sendiri

Untuk perusahaan besar dengan ratusan ribu karyawan, akan membawa beban ekonomi yang berat bagi mereka jika mereka masih menggunakan email perusahaan pihak ketiga. Oleh karena itu, perusahaan tersebut umumnya akan menggunakan server mereka sendiri untuk membangun sistem email. Dengan kata lain, perusahaan akan menyediakan layanan email untuk diri mereka sendiri.

Keuntungan dari Sistem Email yang Dibuat Sendiri:

Ketika jumlah staf mencapai tingkat tertentu, sistem email yang dibuat sendiri dapat menghemat banyak uang perusahaan.
Perusahaan memiliki hak istimewa administratif server dari sistem email yang mereka buat sendiri dan tidak perlu khawatir tentang kebocoran pihak ketiga.

Kekurangan Sistem Email yang Dibuat Sendiri:

Sebagian besar perusahaan tidak memiliki kemampuan keamanan informasi yang sama dengan penyedia layanan email besar, oleh karena itu server email mereka cenderung menjadi target peretas, yang mengakibatkan perusakan atau penghapusan data email.
Akses ke server email berada di pucuk pimpinan perusahaan itu sendiri, sehingga hakim akan menduga bahwa data email yang disimpan di server rentan terhadap gangguan.

Singkatnya, jika Anda kemungkinan akan terlibat dalam tuntutan hukum di Tiongkok, Anda harus mengetahui poin-poin berikut saat menggunakan layanan email.

1. Coba gunakan layanan Email Domain Kustom yang disediakan oleh penyedia layanan besar.

2. Pertahankan nama domain asli saat mengubah nama domain email.

3. Simpan alamat email staf yang berangkat untuk jangka waktu tertentu hingga transaksi yang dia tangani selesai dan tidak akan timbul perselisihan lebih lanjut.

4. Simpan bukti elektronik sebelum menghapus alamat email atau email penting.

5. Cobalah untuk menyimpan email di server.

6. Saat pihak lawan menggunakan email pribadi gratis, disarankan untuk memintanya membuktikan identitasnya di email.

Apakah Anda memerlukan dukungan dalam perdagangan lintas batas dan penagihan utang?
CJO GlobalTim 's dapat memberi Anda layanan manajemen risiko perdagangan lintas batas dan penagihan utang terkait China, termasuk: 
(1) Penyelesaian Sengketa Perdagangan
(2) Penagihan hutang
(3) Koleksi Penilaian dan Penghargaan
(4) Anti-Pemalsuan & Perlindungan IP
(5) Verifikasi Perusahaan dan Uji Tuntas
(6) Penyusunan dan Peninjauan Kontrak Perdagangan
Jika Anda membutuhkan layanan kami, atau jika Anda ingin berbagi cerita, Anda dapat menghubungi kami Manajer klien: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang CJO Global, Silakan klik di sini. Jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang CJO Global layanan, silakan klik di sini. Jika Anda ingin membaca lebih lanjut CJO Global posting, silakan klik di sini.