Comment utiliser les e-mails comme preuve dans les litiges en Chine ?

Le courrier électronique est le principal outil de communication dans les transactions transfrontalières. Il est courant, par exemple, que de nombreux contrats commerciaux internationaux soient conclus, modifiés, exécutés ou résiliés directement par courrier électronique.

Comme les e-mails enregistrent des informations essentielles sur les transactions, chaque fois qu'il est impliqué dans un litige commercial international, il vaut mieux savoir utiliser les e-mails comme preuve lorsque intenter une action en justice auprès d'un tribunal chinois.

Les tribunaux chinois sont extrêmement préoccupés par l'authenticité des preuves électroniques telles que les e-mails, car les données électroniques sont susceptibles d'être falsifiées, ce qui peut conduire à la soumission de faux e-mails devant les tribunaux.

Les juges chinois déterminent généralement l'authenticité des e-mails en fonction du type d'adresse e-mail.

Zou Xiaochen, associé du principal cabinet d'avocats chinois, Tiantong Law Firm, résume trois types d'adresses e-mail et leur impact sur la détermination par le juge de l'authenticité des preuves par e-mail.

I. E-mail personnel gratuit

Les adresses e-mail les plus couramment utilisées par les Chinois sont les e-mails QQ et NetEase, tandis que les utilisateurs étrangers préfèrent les fournisseurs de services de messagerie tels que Gmail, Hotmail et Yahoo.

Par exemple, vous constaterez souvent que les hommes d'affaires chinois utilisent le courrier électronique QQ, dont les adresses contiennent une série de chiffres avec "@qq.com" comme suffixe

Pour les e-mails personnels gratuits, il y a quelques avantages, notamment :

L'email est entièrement gratuit, ce qui peut faire économiser certains frais aux startups ou aux particuliers.
Les utilisateurs de messagerie n'ont pas besoin d'une authentification d'identité stricte et peuvent rapidement enregistrer leurs comptes en cas de besoin.
Les utilisateurs de messagerie personnelle, principalement des particuliers, et les fournisseurs de services de messagerie, généralement de grandes entreprises Internet, ne peuvent pas contacter hors ligne et ont une disparité de statut. Par conséquent, les juges peuvent présumer que les utilisateurs ne sont pas en mesure de demander aux fournisseurs de services de messagerie de modifier les e-mails, présumant ainsi que les e-mails sont très probablement authentiques.
Les e-mails de la messagerie gratuite personnelle seront généralement enregistrés de manière permanente.

Dans le même temps, les e-mails personnels gratuits ont également des inconvénients. Comme la plupart des adresses e-mail gratuites n'ont pas besoin d'authentification par nom réel, les juges ne peuvent pas déterminer l'identité des utilisateurs de messagerie.

II. E-mail de domaine personnalisé

L'e-mail de domaine personnalisé est le plus souvent utilisé dans les activités commerciales. Les utilisateurs n'ont qu'à fournir leur nom de domaine pour obtenir leur adresse e-mail de domaine auprès du fournisseur de services de messagerie de domaine personnalisé, tandis que le système de messagerie et les données de messagerie sont toujours enregistrés sur les serveurs du fournisseur de services.

Les fournisseurs de services de messagerie facturent généralement les utilisateurs en fonction du nombre d'adresses e-mail et son seuil bas le rend idéal pour les petites et moyennes entreprises.

En Chine, les entreprises utilisent généralement les services de messagerie d'entreprise fournis par Alibaba, Tencent ou NetEase. En dehors de la Chine, Google Workspace et Office 365 sont des fournisseurs de services de messagerie courants.

Avantages de l'e-mail de domaine personnalisé：

Le service de messagerie de domaine définit généralement une adresse e-mail de domaine et l'utilisateur doit conclure un contrat avec le fournisseur de services, qui peut servir d'authentification d'identité. En cas de litige, l'expéditeur ne peut contester l'identité de l'utilisateur de l'e-mail.
L'utilisateur de messagerie et le fournisseur de services grand public ont également une disparité de statut, de sorte que le fournisseur de services ne coopérerait généralement pas avec l'utilisateur pour falsifier les données de messagerie. Les juges sont donc enclins à présumer de l'authenticité des e-mails sur ses serveurs.

Inconvénients de l'e-mail de domaine personnalisé :

Une fois qu'un utilisateur arrête de renouveler le service de messagerie, le fournisseur de services peut fermer le service de messagerie de domaine et les e-mails enregistrés sur ses serveurs seront supprimés.
Lors du départ d'un employé, son adresse e-mail peut être supprimée, entraînant la disparition de ses e-mails.

III. Système de messagerie auto-construit

Pour les grandes entreprises comptant des centaines de milliers d'employés, cela leur apportera un lourd fardeau économique s'ils continuent d'utiliser des e-mails d'entreprise tiers. Par conséquent, ces entreprises utilisent généralement leurs propres serveurs pour créer des systèmes de messagerie. En d'autres termes, les entreprises fourniront elles-mêmes des services de messagerie.

Avantages du système de messagerie auto-construit :

Lorsque le nombre d'employés atteint un certain niveau, les systèmes de messagerie auto-construits peuvent permettre aux entreprises d'économiser d'énormes sommes d'argent.
Les entreprises détiennent les privilèges administratifs du serveur de leurs systèmes de messagerie auto-construits et n'ont pas à s'inquiéter des fuites de tiers.

Inconvénients du système de messagerie auto-construit :

La plupart des entreprises n'ont pas la même capacité de sécurité des informations que les grands fournisseurs de services de messagerie. Par conséquent, leurs serveurs de messagerie sont susceptibles d'être une cible pour les pirates, entraînant la falsification ou la suppression des données de messagerie.
L'accès aux serveurs de messagerie est à la tête des entreprises elles-mêmes, de sorte que les juges soupçonnent que les données de messagerie enregistrées sur les serveurs sont vulnérables à la falsification.

En résumé, si vous êtes susceptible d'être impliqué dans des poursuites judiciaires en Chine, vous devez être conscient des points suivants lorsque vous utilisez les services de messagerie.

1. Essayez d'utiliser le service Custom Domain Email fourni par les grands fournisseurs de services.

2. Conservez le nom de domaine d'origine lors de la modification du nom de domaine de messagerie.

3. Conserver l'adresse e-mail du personnel sortant pendant un certain temps jusqu'à ce que les transactions qu'il traite soient conclues et qu'aucun autre litige ne survienne.

4. Préservez les preuves électroniques avant de supprimer des adresses e-mail ou des e-mails importants.

5. Essayez de conserver les e-mails sur les serveurs.

6. Lorsque la contrepartie utilise un email personnel gratuit, il est conseillé de lui demander de prouver son identité dans les emails.

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