¿Cómo utilizar los correos electrónicos como prueba en un litigio en China?

El correo electrónico es la principal herramienta de comunicación en las transacciones transfronterizas. Es común, por ejemplo, que muchos contratos comerciales internacionales se celebren, modifiquen, ejecuten o rescindan directamente por correo electrónico.

Dado que los correos electrónicos registran información central sobre las transacciones, cada vez que se involucra en una disputa comercial internacional, es mejor saber cómo usar los correos electrónicos como evidencia cuando presentar una demanda ante un tribunal chino.

Los tribunales chinos están extremadamente preocupados por la autenticidad de las pruebas electrónicas, como los correos electrónicos, ya que los datos electrónicos son susceptibles de manipulación, lo que puede dar lugar a que se presenten ante los tribunales correos electrónicos falsificados.

Los jueces chinos suelen determinar la autenticidad de los correos electrónicos por el tipo de dirección de correo electrónico.

Zou Xiaochen, socio de la firma de litigios líder en China, Tiantong Law Firm, resume tres tipos de direcciones de correo electrónico y su impacto en la determinación del juez sobre la autenticidad de las pruebas de correo electrónico.

I. Correo electrónico personal gratuito

Las direcciones de correo electrónico que los chinos usan con mayor frecuencia son el correo electrónico QQ y el correo electrónico NetEase, mientras que los usuarios extranjeros prefieren proveedores de servicios de correo electrónico como Gmail, Hotmail y Yahoo.

Por ejemplo, a menudo encontrará que los empresarios chinos utilizan el correo electrónico QQ, cuyas direcciones contienen una serie de números con “@qq.com” como posfijo

Para los correos electrónicos personales gratuitos, hay un par de méritos, que incluyen:

El correo electrónico es completamente gratuito, lo que puede ahorrar ciertos costos para empresas emergentes o particulares.
Los usuarios de correo electrónico no necesitan una autenticación de identidad estricta y pueden registrar rápidamente sus cuentas cuando sea necesario.
Los usuarios de correo electrónico personal, en su mayoría individuos, y los proveedores de servicios de correo electrónico, generalmente grandes empresas de Internet, no pueden comunicarse sin conexión y tienen una disparidad en el estado. Por lo tanto, los jueces pueden suponer que los usuarios no pueden solicitar a los proveedores de servicios de correo electrónico que modifiquen los correos electrónicos, suponiendo así que es muy probable que los correos electrónicos sean auténticos.
Los correos electrónicos en el correo electrónico gratuito personal generalmente se guardarán de forma permanente.

Al mismo tiempo, los correos electrónicos personales gratuitos también tienen desventajas. Como la mayoría de las direcciones de correo electrónico gratuitas no necesitan autenticación de nombre real, los jueces no pueden determinar la identidad de los usuarios de correo electrónico.

II. Correo electrónico de dominio personalizado

El correo electrónico de dominio personalizado se usa más comúnmente en actividades comerciales. Los usuarios solo necesitan proporcionar su nombre de dominio para obtener su dirección de correo electrónico de dominio del proveedor de servicios de correo electrónico de dominio personalizado, mientras que el sistema de correo electrónico y los datos de correo electrónico aún se guardan en los servidores del proveedor de servicios.

Los proveedores de servicios de correo electrónico generalmente cobran a los usuarios según la cantidad de direcciones de correo electrónico y su umbral bajo lo hace ideal para pequeñas y medianas empresas.

En China, las empresas suelen utilizar los servicios de correo electrónico empresarial proporcionados por Alibaba, Tencent o NetEase. Fuera de China, Google Workspace y Office 365 son proveedores comunes de servicios de correo electrónico.

Ventajas del correo electrónico de dominio personalizado:

El servicio de correo electrónico de dominio generalmente establece una dirección de correo electrónico de dominio y el usuario debe celebrar un contrato con el proveedor del servicio, que puede actuar como autenticación de identidad. En caso de disputa, el remitente no puede negar la identidad del usuario del correo electrónico.
El usuario de correo electrónico y el proveedor de servicios principal también tienen una disparidad en el estado, por lo que el proveedor de servicios generalmente no cooperaría con el usuario en la manipulación de los datos del correo electrónico. Por lo tanto, los jueces se inclinan a presumir la autenticidad de los correos electrónicos en sus servidores.

Desventajas del correo electrónico de dominio personalizado:

Una vez que un usuario deja de renovar el servicio de correo electrónico, el proveedor de servicios puede cerrar el Servicio de correo electrónico del dominio y se eliminarán los correos electrónicos guardados en sus servidores.
Cuando un empleado se va, es posible que se elimine su dirección de correo electrónico, lo que provocará la desaparición de sus correos electrónicos.

tercero Sistema de correo electrónico de construcción propia

Para las grandes empresas con cientos de miles de empleados, les supondrá una gran carga económica si siguen utilizando correos electrónicos empresariales de terceros. Por lo tanto, tales empresas generalmente usarán sus propios servidores para construir sistemas de correo electrónico. En otras palabras, las empresas proporcionarán servicios de correo electrónico por sí mismas.

Ventajas del sistema de correo electrónico autoconstruido:

Cuando la cantidad de personal alcanza un cierto nivel, los sistemas de correo electrónico autoconstruidos pueden ahorrar a las empresas grandes cantidades de dinero.
Las empresas tienen los privilegios administrativos del servidor de sus propios sistemas de correo electrónico y no tienen que preocuparse por las filtraciones de terceros.

Desventajas del sistema de correo electrónico autoconstruido:

La mayoría de las empresas no tienen la misma capacidad de seguridad de la información que los grandes proveedores de servicios de correo electrónico, por lo tanto, es probable que sus servidores de correo electrónico sean un objetivo para los piratas informáticos, lo que resulta en la manipulación o eliminación de los datos del correo electrónico.
El acceso a los servidores de correo electrónico está a cargo de las propias empresas, por lo que los jueces sospecharían que los datos de correo electrónico guardados en los servidores son vulnerables a la manipulación.

En resumen, si es probable que se vea envuelto en juicios en China, debe tener en cuenta los siguientes puntos al utilizar los servicios de correo electrónico.

1. Intente utilizar el servicio de correo electrónico de dominio personalizado proporcionado por grandes proveedores de servicios.

2. Conserve el nombre de dominio original cuando cambie el nombre de dominio de correo electrónico.

3. Conservar la dirección de correo electrónico del personal saliente durante un período de tiempo hasta que se concluyan las transacciones con las que él o ella se ocupa y no surjan más disputas.

4. Preserve la evidencia electrónica antes de eliminar direcciones de correo electrónico o correos electrónicos importantes.

5. Trate de mantener los correos electrónicos en los servidores.

6. Cuando la contraparte utilice un correo electrónico personal gratuito, se recomienda solicitarle que pruebe su identidad en los correos electrónicos.

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