Jak používat e-maily jako důkaz v soudních sporech v Číně?

E-mail je hlavním komunikačním nástrojem při přeshraničních transakcích. Je například běžné, že mnoho mezinárodních obchodních smluv se uzavírá, upravuje, provádí nebo ukončuje přímo e-mailem.

Vzhledem k tomu, že e-maily zaznamenávají základní informace o transakcích, kdykoli dojde k mezinárodnímu obchodnímu sporu, člověk by měl lépe vědět, jak používat e-maily jako důkaz, když podání žaloby k čínskému soudu.

Čínské soudy jsou extrémně znepokojeny autenticitou elektronických důkazů, jako jsou e-maily, protože elektronická data jsou náchylná k manipulaci, což může vést k tomu, že budou před soudy předloženy padělané e-maily.

Čínští soudci obvykle určují pravost e-mailů podle typu e-mailové adresy.

Zou Xiaochen, partner přední čínské soudní kanceláře Tiantong Law Firm, shrnuje tři typy e-mailových adres a jejich dopad na soudcovo určení pravosti e-mailových důkazů.

I. Osobní e-mail zdarma

E-mailové adresy, které Číňané nejčastěji používají, jsou QQ email a NetEase email, zatímco zahraniční uživatelé preferují poskytovatele emailových služeb, jako je Gmail, Hotmail a Yahoo.

Například často zjistíte, že čínští podnikatelé používají e-mail QQ, jehož adresy obsahují řadu čísel s "@qq.com" jako postfix

Pro bezplatné osobní e-maily existuje několik výhod, včetně:

E-mail je zcela zdarma, což může startupům nebo jednotlivcům ušetřit určité náklady.
Uživatelé e-mailu nepotřebují přísné ověřování identity a v případě potřeby mohou rychle zaregistrovat své účty.
Uživatelé osobních e-mailů, většinou jednotlivci, a poskytovatelé e-mailových služeb, obecně velké internetové podniky, nemohou kontaktovat offline a mají rozdílné postavení. Soudci proto mohou předpokládat, že uživatelé nejsou schopni požádat poskytovatele e-mailových služeb o úpravu e-mailů, a tak předpokládat, že e-maily jsou velmi pravděpodobně autentické.
E-maily v osobním bezplatném e-mailu budou obecně uloženy trvale.

Zároveň mají bezplatné osobní e-maily i své nevýhody. Protože většina bezplatných e-mailových adres nevyžaduje ověření skutečným jménem, soudci nemohou určit identitu uživatelů e-mailu.

II. E-mail vlastní domény

E-mail vlastní domény se nejčastěji používá v komerčních aktivitách. Uživatelé potřebují pouze zadat název své domény, aby získali e-mailovou adresu domény od poskytovatele e-mailových služeb vlastní domény, zatímco e-mailový systém a e-mailová data jsou stále uložena na serverech poskytovatele služeb.

Poskytovatelé e-mailových služeb obecně účtují uživatelům poplatky na základě počtu e-mailových adres a díky nízkému prahu je ideální pro malé a střední podniky.

V Číně podniky obvykle využívají podnikové e-mailové služby poskytované společnostmi Alibaba, Tencent nebo NetEase. Mimo Čínu jsou běžnými poskytovateli e-mailových služeb Google Workspace a Office 365.

Výhody e-mailu vlastní domény:

Doménová e-mailová služba obecně nastavuje e-mailovou adresu domény a uživatel musí uzavřít smlouvu s poskytovatelem služby, která může fungovat jako ověření identity. V případě sporu nemůže odesílatel popřít identitu uživatele e-mailu.
Uživatel e-mailu a poskytovatel běžných služeb mají také rozdílné postavení, takže poskytovatel služby obvykle nespolupracuje s uživatelem při manipulaci s daty e-mailu. Soudci se proto přiklánějí k předpokladu pravosti e-mailů na jejích serverech.

Nevýhody e-mailu vlastní domény:

Jakmile uživatel přestane obnovovat e-mailovou službu, poskytovatel služby může vypnout službu Doménový e-mail a e-maily uložené na jeho serverech budou smazány.
Když zaměstnanec odejde, jeho e-mailová adresa může být smazána, což má za následek, že jeho e-maily zmizí.

III. Vlastní e-mailový systém

Pro velké podniky se stovkami tisíc zaměstnanců to bude znamenat velkou ekonomickou zátěž, pokud budou stále používat podnikové e-maily třetích stran. Proto budou takové podniky obecně používat své vlastní servery k budování e-mailových systémů. Jinými slovy, podniky budou poskytovat e-mailové služby pro sebe.

Výhody vlastního e-mailového systému:

Když počet zaměstnanců dosáhne určité úrovně, mohou vlastní e-mailové systémy ušetřit podnikům obrovské množství peněz.
Podniky mají oprávnění správce serveru svých vlastních e-mailových systémů a nemusí se starat o úniky třetích stran.

Nevýhody vlastního e-mailového systému:

Většina podniků nemá stejnou schopnost zabezpečení informací jako velcí poskytovatelé e-mailových služeb, proto se jejich e-mailové servery pravděpodobně stanou cílem hackerů, což povede k manipulaci nebo vymazání e-mailových dat.
Přístup k e-mailovým serverům je v režii samotných podniků, takže soudci by měli podezření, že e-mailová data uložená na serverech jsou náchylná k manipulaci.

Stručně řečeno, pokud je pravděpodobné, že budete v Číně zapleteni do soudních sporů, měli byste si být při používání e-mailových služeb vědomi následujících bodů.

1. Zkuste použít službu Custom Domain Email poskytovanou velkými poskytovateli služeb.

2. Při změně názvu e-mailové domény ponechte původní název domény.

3. Uchovávejte e-mailovou adresu odcházejícího personálu po dobu, dokud nebudou uzavřeny transakce, kterými se zabývají, a nevzniknou žádné další spory.

4. Před odstraněním důležitých e-mailových adres nebo e-mailů si uchovejte elektronické důkazy.

5. Pokuste se ponechat e-maily na serverech.

6. Pokud protistrana používá bezplatný osobní e-mail, doporučuje se požádat ji o prokázání totožnosti v e-mailech.

Potřebujete podporu v přeshraničním obchodu a vymáhání pohledávek?
CJO GlobalTým společnosti vám může poskytnout služby řízení přeshraničních obchodních rizik a vymáhání dluhů související s Čínou, včetně: 
(1) Řešení obchodních sporů
(2) Vymáhání pohledávek
(3) Sbírka rozsudků a ocenění
(4) Ochrana proti padělání a IP
(5) Ověřování společnosti a due diligence
(6) Sepisování a revize obchodních smluv
Pokud potřebujete naše služby nebo se chcete podělit o svůj příběh, můžete nás kontaktovat Správce klientů: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Pokud se chcete dozvědět více CJO Global, Prosím klikněte zde. Pokud se chcete dozvědět více o CJO Global služby, klikněte prosím zde. Pokud si chcete přečíst více CJO Global příspěvky, klikněte prosím zde.