Kako koristiti e-poštu kao dokaz u parnicama u Kini?

E-pošta je glavni komunikacijski alat u prekograničnim transakcijama. Uobičajeno je, na primjer, da se mnogi međunarodni trgovinski ugovori zaključuju, mijenjaju, izvršavaju ili raskinu direktno putem e-pošte.

Kako e-poruke bilježe osnovne informacije o transakcijama, kad god su uključeni u međunarodni komercijalni spor, bolje je znati koristiti e-poštu kao dokaz kada podnošenje tužbe kineskom sudu.

Kineski sudovi su izuzetno zabrinuti za autentičnost elektronskih dokaza kao što su mejlovi, jer su elektronski podaci podložni neovlašćenju, što može dovesti do podnošenja falsifikovanih mejlova pred sudovima.

Kineske sudije obično utvrđuju autentičnost e-mailova prema vrsti adrese e-pošte.

Zou Xiaochen, partner u vodećoj kineskoj sudskoj firmi, Tiantong Law Firm, sažima tri vrste e-mail adresa i njihov uticaj na sudijsko određivanje autentičnosti dokaza putem e-pošte.

I. Besplatna lična e-pošta

E-mail adrese koje Kinezi najčešće koriste su QQ email i NetEase email, dok korisnici u inostranstvu preferiraju pružatelje usluga e-pošte kao što su Gmail, Hotmail i Yahoo.

Na primjer, često ćete otkriti da kineski biznismeni koriste QQ email, čije adrese sadrže niz brojeva sa “@qq.com” kao postfiks

Za besplatne lične e-poruke, postoji nekoliko prednosti, uključujući:

E-pošta je potpuno besplatna, što može uštedjeti određene troškove za startupove ili pojedince.
Korisnicima e-pošte nije potrebna stroga autentikacija identiteta i mogu brzo registrovati svoje naloge kada je to potrebno.
Korisnici lične e-pošte, uglavnom pojedinci, i provajderi usluga e-pošte, uglavnom velika internet preduzeća, ne mogu kontaktirati van mreže i imaju disparitet u statusu. Stoga, sudije mogu pretpostaviti da korisnici nisu u mogućnosti da zatraže od provajdera usluga e-pošte da modifikuju e-poruke, pretpostavljajući na taj način da je velika vjerovatnoća da će e-mailovi biti autentični.
E-poruke u osobnoj besplatnoj e-pošti će općenito biti trajno sačuvane.

Istovremeno, besplatni lični mejlovi imaju i nedostatke. Kako većini besplatnih adresa e-pošte nije potrebna autentikacija pravim imenom, sudije ne mogu utvrditi identitet korisnika e-pošte.

II. Prilagođena e-pošta domene

E-pošta prilagođene domene najčešće se koristi u komercijalnim aktivnostima. Korisnici samo treba da navedu svoje ime domene da bi dobili adresu e-pošte svoje domene od provajdera usluge e-pošte prilagođene domene, dok se sistem e-pošte i podaci e-pošte i dalje čuvaju na serverima provajdera usluge.

Provajderi usluga e-pošte generalno naplaćuju korisnicima na osnovu broja adresa e-pošte, a njen nizak prag čini ga idealnim za mala i srednja preduzeća.

U Kini preduzeća obično koriste usluge e-pošte za preduzeća koje pružaju Alibaba, Tencent ili NetEase. Izvan Kine, Google Workspace i Office 365 uobičajeni su dobavljači usluga e-pošte.

Prednosti e-pošte prilagođene domene:

Usluga e-pošte domene generalno postavlja adresu e-pošte domene i korisnik treba da zaključi ugovor sa pružaocem usluge, koji može služiti kao autentifikacija identiteta. U slučaju spora, pošiljalac ne može odbiti identitet korisnika e-pošte.
Korisnik e-pošte i glavni provajder usluga također imaju nesrazmjer u statusu, tako da pružatelj usluga obično ne bi sarađivao s korisnikom u mijenjanju podataka e-pošte. Sudije su stoga sklone pretpostaviti autentičnost mejlova na njegovim serverima.

Nedostaci e-pošte prilagođene domene:

Jednom kada korisnik prestane da obnavlja uslugu e-pošte, dobavljač usluge može ugasiti uslugu e-pošte domene i e-poruke sačuvane na njegovim serverima će biti izbrisane.
Kada zaposleni ode, njegova ili njena adresa e-pošte može biti izbrisana, što rezultira nestankom njegove ili njene e-pošte.

III. Sopstveni sistem za e-poštu

Za velika preduzeća sa stotinama hiljada zaposlenih, to će im doneti veliki ekonomski teret ako i dalje koriste e-poštu preduzeća trećih strana. Stoga će takva preduzeća generalno koristiti svoje servere za izgradnju sistema e-pošte. Drugim rečima, preduzeća će sama sebi obezbediti usluge e-pošte.

Prednosti sopstvenog sistema e-pošte:

Kada broj osoblja dostigne određeni nivo, sopstveni sistemi e-pošte mogu uštedeti preduzećima ogromne količine novca.
Preduzeća imaju administrativne privilegije servera svojih sistema e-pošte koji su sami napravili i ne moraju da brinu o curenju podataka trećih strana.

Nedostaci sopstvenog sistema e-pošte:

Većina preduzeća nema istu mogućnost zaštite informacija kao veliki provajderi usluga e-pošte, stoga će njihovi serveri e-pošte vjerovatno biti meta hakera, što će rezultirati neovlaštenim pristupom ili brisanjem podataka e-pošte.
Pristup serverima e-pošte je na čelu samih preduzeća, tako da bi sudije posumnjale da su podaci e-pošte sačuvani na serverima podložni manipulisanju.

Ukratko, ako postoji vjerovatnoća da ćete biti upleteni u tužbe u Kini, trebali biste biti svjesni sljedećih tačaka kada koristite usluge e-pošte.

1. Pokušajte koristiti uslugu e-pošte prilagođene domene koju pružaju veliki provajderi usluga.

2. Zadržite originalno ime domene kada mijenjate ime domene e-pošte.

3. Zadržite adresu e-pošte odlazećeg osoblja neko vrijeme dok se transakcije kojima se on ili ona bavi ne budu zaključene i više neće nastati spor.

4. Sačuvajte elektronske dokaze prije brisanja važnih adresa e-pošte ili e-pošte.

5. Pokušajte zadržati e-poštu na serverima.

6. Kada druga strana koristi besplatnu ličnu e-poštu, savjetuje se da zatraži od nje da dokaže svoj identitet u e-mailovima.

Da li vam je potrebna podrška u prekograničnoj trgovini i naplati dugova?
CJO Global's tim vam može pružiti usluge upravljanja prekograničnim trgovinskim rizikom u vezi s Kinom i naplate dugova, uključujući: 
(1) Rješavanje trgovinskih sporova
(2) Naplata duga
(3) Zbirka presuda i nagrada
(4) Protiv krivotvorenja i IP zaštita
(5) Verifikacija kompanije i Due Diligence
(6) Izrada i pregled trgovinskih ugovora
Ako su vam potrebne naše usluge, ili ako želite podijeliti svoju priču, možete nas kontaktirati Menadžer klijenata: 
Susan Li (susan.li@yuanddu.com).
Ako želite znati više o tome CJO Global, kliknite OVDJE. Ako želite da saznate više o CJO Global usluge, kliknite OVDJE. Ako želite pročitati više CJO Global postove, kliknite OVDJE.